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Fonctions avancées

Éditer en lot

Mettre à jour les données de la référence

La fonction Find Reference Updates permet de vérifier la disponibilité de nouvelles données dans les bases de données Web of Science et PubMed, afin d'actualiser une ou plusieurs références présentes dans votre base de données EndNote. Par exemple, avec l'ajout d'un résumé, de la pagination, d'un DOI, du PMCID (requis pour les demandes de subventions du NIH), etc.

  1. Sélectionner la ou les références à actualiser
  2. Faire un clic droit, puis choisir l'option Find Reference Updates. Décider ensuite les données spécifiques à actualiser.

Éditer en lot des références

L'édition en lot est utile pour corriger des erreurs répétitives dans vos références, par exemple : un nom d’auteur, des mots à enlever, franciser des mots-clés (keywords), etc.

  1. Choisir Menu Edit > Find and Replace
  2. Choisir le champ à chercher Select a Field
  3. Saisir le paramètre à corriger sous Find :
  4. Entrer la forme correcte sous Replace with :
  5. Cliquer sur Change

Utiliser des listes de termes

Définition

Dans EndNote, il y a trois listes de termes par défaut : noms d'auteurs (Authors Term List), titres de périodiques (Journals Term List) et mots-clés (Keywords Term List). Ces listes sont utilisées comme « liste d'autorité » pour le champ auquel elles sont associées. Elles facilitent et accélèrent la saise de l'information. Elles se constituent automatiquement:

  • à partir des mots inclus dans les champs correspondants des références.
  • au fur et à mesure que les références sont saisies dans votre base de données EndNote.  

Importer une liste de périodiques (revues), d'auteurs ou de mots-clés

  1. Choisir le menu Tools  > Open Term Lists et sélectionner la liste désirée. Par exemple: Journals Term Lists                         
  2. Cliquer sur l’onglet Lists, puis sur Import List
  3. Sélectionner le fichier « .txt ». Par exemple: Medical.txt, BioScience.txt, Law.txt
  4. Cliquer sur Ouvrir
  5. Une fois l’importation terminée, cliquer sur OK dans la fenêtre de confirmation
  6. De retour dans la fenêtre Term Lists, cliquer sur le bouton Close

Saisie semi-automatique

  • Lorsque du texte est saisi dans un champ associé à une liste de termes (Author, Journal et Keywords), EndNote se charge de compléter le reste du texte.  Il suffit de continuer à saisir le texte jusqu'à ce qu’EndNote suggère le terme correct, puis appuyer sur Entrée ou Tab pour accepter.
  • Lorsque le terme est utilisé pour la première fois dans un de ces champs, le texte s'affiche en rouge. Il sera ajouté à la liste de termes, une fois la référence fermée et sauvegardée. 

Créer une liste de termes (pour les champs autres que Author, Journal et Keywords)

  1. Choisir le menu Tools > Define term list ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+4
  2. Sous l’onglet List, cliquer sur Create list
  3. Dans la boîte New Term List Name, inscrire le nom du champ à ajouter puis sur OK
  4. Cliquer ensuite sur Link Lists pour associer la nouvelle liste de termes au champ en question.
  5. Cliquer ensuite sur Update List
  6. Éventuellement, si l'on souhaite mettre à jour une des listes de termes en tenant compte simplement de nouvelles références ajoutées à EndNote, sélectionner ces références dans EndNote, puis répéter l'étape 5 en cochant la case Update terms from selected references, puis faire OK

Gérer des PDF

Voici quelques éléments à connaître à propos de la gestion des PDF et autres fichiers joints dans Endnote :

  • Lorsqu'on crée une base de données Endnote, un fichier « .enl » et un dossier « .data » portant le même nom sont créés simultanément. Ces deux éléments constituent la base de données Endnote. Le fichier .enl contient les références proprement dites (i.e. l'information bibliographique relative à chaque document) alors que le dossier .data contient notamment les fichiers PDF et autres documents joints, les listes de termes et les groupes (« Custom groups »).
  • Le fichier .enl et le dossier .data doivent toujours être présents ensemble, porter le même nom et être localisés au même emplacement sur le disque. Le fait de ne pas respecter ces règles peut causer la perte des fichiers PDF, des listes de termes et des groupes.
  • Lorsqu'on joint un PDF à une référence, Endnote place une copie de ce fichier dans un emplacement créé à la volée à l'intérieur du dossier .data > PDF. De plus, Endnote ne permet pas que l'on déplace, renomme ou réorganise le contenu du dossier .data. Dans ce cas, les liens se brisent et Endnote n'arrive plus à retrouver les fichiers PDF.
  • Malheureusement, il n'est pas possible de corriger automatiquement et massivement des liens PDF non fonctionnels. Il faut supprimer les liens erronés et réattacher individuellement chaque fichier. À partir de la version X7, une fonction permet toutefois d'isoler l'ensemble des références comportant des liens brisés pour en faciliter la correction. Il s'agit de la fonction Tools > Find broken attachment links.

Obtenir le fichier PDF / Repérer à l'UdeM

EndNote permet de télécharger automatiquement dans la base de données EndNote la copie PDF d'un article (option Find Full Text). Lorsque cette méthode ne fonctionne pas pour un article, EndNote facilite le repérage de l'article à l'aide de l'option URL puis OpenURL. Cette option est aussi connue sous le nom de l'Assistant SFX ou du bouton Obtenir.

Find Full Text (Obtenir des articles en texte intégral)

Pour améliorer la performance de l'option Find Full Text dans EndNote, compléter si ce n'est déjà fait les étapes de la section Configuration de la FAQ EndNote des bibliothèques.

  1. Sélectionner UNE SEULE RÉFÉRENCE À LA FOIS.
  2. Cliquer avec le bouton droit de la souris et choisir le menu Find Full text > Find Full text
  3. L’état du traitement de la demande se retrouve dans le menu des groupes sous Find Full Text. Si un fichier PDF est trouvé, il sera automatiquement inséré en pièce jointe dans la notice. Cette référence EndNote sera aussi associée au groupe temporaire Found PDF. Si un fichier PDF n'est pas automatiquement trouvé et associé à la référence EndNote correspondante, la référence EndNote correspondante sera associée au groupe temporaire Not found, ce qui permet de continuer le repérage de fichier PDF pour les références EndNote de ce groupe, en utilisant l'option OpenURL Link mentionnée ci-dessous.

Attention : Comme indiqué ci-dessus, il faut utiliser cette option une référence à la fois car le téléchargement massif et systématique va à l’encontre des licences signées par l’Université de Montréal avec ses fournisseurs. Pour plus de détails, consulter notre Foire aux questions sur le droit d'auteurs et EndNote.

Repérer des documents à l'UdeM (fonction OpenURL)

Pour configurer la fonction OpenURL, compléter les étapes de la section Configuration de la FAQ du site EndNote des bibliothèques.

  1. Sélectionner la référence.
  2. Cliquer sur le bouton droit de la souris URL > OpenURL Link. Une fenêtre s'ouvrira pour vous présenter l'Assistant SFX (bouton Obtenir sous la forme d'une loupe) et vous indiquer où trouver le document. Un fichier PDF ainsi repéré peut être ensuite associé manuellement à la référence EndNote en cliquant sur le bouton droit de la souris File Attachments > Attach File.

Modifier des styles

Pour modifier certains paramètres de la mise en page d’une bibliographie et des citations, figures et notes de bas de pages, il est nécessaire de modifier le style appliqué au document. Pour ce faire, ouvrir le gestionnaire de style dans Edit > Output Styles > Open Style ManagerSélectionner le style à éditer, puis cliquer sur le bouton Edit

  • Dans le gestionnaire de style, toutes les options d’édition de styles se trouvent dans la colonne gauche qui est divisée en 4 principales sous-sections correspondant aux différents types d’éléments bibliographiques auxquels s’applique le style dans un document.
  • Quelques notions de modification de style
  • Pour aller plus loin, consulter la section Modifying Style Templates du guide EndNote X8 pour Windows et pour Mac du site du producteur. Le fichier EndNote.pdf correspondant à ce guide se trouve sur votre poste dans le dossier suivant:

    • Sous Windows : C:\Program Files (x86)\ENDNOTE X8
    • Sous Mac : Applications\ENDNOTE X8

Attention : Ne jamais modifier un style original. Avant toute modification, enregistrer une copie du style sous un nouveau nom (File > Save As ) afin de conserver le style original intact en cas d’erreurs et la sa copie modifiée.