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À partir de catalogues et de bases de données

Il existe deux types d'ajout de références à partir de catalogues/bases de données : l'exportation directe ou l'importation indirecte. Pour plus de détails sur les étapes à suivre, chercher le nom de la base de données dans Procédures d'exportation de références (RIS) par base de données.

Attention: Pour les utilisateurs de bases de données dans le domaine de la santé, il est important de télécharger avec EndNote une liste de périodiques appelée « Medical.txt » avant d'ajouter des références dans EndNote

Exportation directe

L’exportation directe est rapide et s'effectue normalement selon ces étapes :

  1. Faire une recherche dans un catalogue ou une base de données.
  2. Sélectionner les références.
  3. Choisir l’option Direct Export ou Save to EndNote ou Format RIS (EndNote, etc.) (les indications varient selon le catalogue ou la base de données).
  4. Ouvrir la base de données EndNote dans laquelle les références seront exportées.

Importation indirecte

L'importation indirecte implique de sauvegarder d'abord les références dans un fichier de format « .txt » habituellement, puis d'importer manuellement ce fichier dans EndNote.

Cette méthode s'avère utile si la fonction d’exportation directe n’est pas disponible chez un fournisseur, si le module Web Export Helper ne fonctionne pas, si EndNote n’est pas installé sur l’ordinateur à partir duquel on travaille ou si le fichier de références est reçu par courriel.

Dans le catalogue/la base de données :

  1. Faire une recherche.
  2. Sélectionner les références.
  3. Enregistrer le fichier des références sur votre poste en format « .txt »

Dans EndNote :

  1. Ouvrir la base de données EndNote où vous souhaitez importer les références.
  2. Aller dans le menu File > Import
  3. Sélectionner le fichier à importer en cliquant sur Choose File
  4. Dans le menu déroulant Import Options, sélectionner le filtre d’importation correspondant à l'outil consulté.
  5. Cliquer sur Import
  6. Double-cliquer sur quelques références dans EndNote pour vérifier si chaque champ a été transféré au bon endroit (fermer une référence : cliquer sur le X gris du bas au coin supérieur droit).
  7. Nous écrire si vous rencontrez un problème.

Navigateurs sur Mac

Si vous utilisez Firefox, le configurer de façon à permettre l'exportation directe. Si vous utilisez Chrome ou Safari, utiliser plutôt l'importation indirecte

Attention : Si le fichier comprend des références en français, sélectionner Unicode (UTF-8) dans la liste déroulante Text Translation pour que les caractères accentués s’affichent correctement.

Exportation de références avec Safari

La fonction d'exportation directe disponible sur certaines plateformes ou bases de données peut être gérée automatiquement pour les utilisateurs de Mac en effectuant le paramétrage initial suivant :

1. Configuration inititale

    1. Télécharger le fichier de références selon la procédure suggérée pour la base de données. Par défaut, Safari télécharge le fichier dans le dossier Téléchargements ou Downloads.
    2. Dans le coin supérieur droit, cliquer sur le bouton 
    3. Dans le dossier Téléchargements, cliquer avec la touche de droite sur le fichier téléchargé, sélectionner Afficher dans le Finder
    4. Dans le Finder, cliquer avec la touche de droite sur le fichier téléchargé et sélectionner l'option Ouvrir avec, ensuite cliquer sur Autre…
    5. Cocher la case Toujours ouvrir avec. Sélectionner l'application EndNote X[no de version] dans le dossier: Applications, puis cliquer sur le bouton Ouvrir.

    6. Les références devraient s'exporter automatiquement vers EndNote. Si la fenêtre suivante s'affiche, ouvrir le dossier où est situé la base de données EndNote dans laquelle vous souhaitez ajouter les références, puis sélectionner le nom de la base de données. Cliquer sur Ouvrir et les références s’exporteront automatiquement dans EndNote.

2. Exportations suivantes avec Safari

Après la configuration initiale ci-haut, lors des exportations suivantes de références provenant de la même ressource (catalogue ou base de données), les références devraient maintenant s'exporter automatiquement vers EndNote selon cette procédure rapide:

    1. Dans le dossier Téléchargements, cliquer deux fois sur le fichier téléchargé pour démarrer l'exportation automatique des références vers EndNote.

Exportation de références avec Chrome

La fonction d'exportation directe disponible sur certaines plateformes ou bases de données peut être gérée automatiquement pour les utilisateurs de Mac en effectuant le paramétrage initial suivant :

1. Configuration inititale

    1. Effectuer d'abord la configuration initiale suggérée pour Safari ci-haut.
    2. Télécharger le fichier de références selon la procédure suggérée pour la base de données.
    3. Si la fenêtre suivante apparait pour vous demander comment gérer le
      fichier avec Chrome, sélectionner le dossier Téléchargements, puis cliquer
      sur Enregistrer.
    4. Les références devraient s'exporter automatiquement vers EndNote. 

2. Exportations suivantes avec Chrome

Après la configuration initiale ci-haut, lors des exportations suivantes de références provenant de la même ressource (catalogue ou base de données), les références devraient s'exporter automatiquement vers EndNote selon cette procédure rapide:

    1. Dans le dossier Téléchargements, cliquer deux fois sur le fichier téléchargé pour démarrer l'exportation automatique des références vers EndNote.

Exportation de références avec Firefox

La fonction d'exportation directe disponible sur certaines plateformes ou bases de données peut être gérée automatiquement pour les utilisateurs de Mac.

1. Configuration inititale: effectuer d'abord le paramétrage suggéré pour Safari

2. Exportations suivantes avec Firefox

  1. Télécharger le fichier d’exportation selon la procédure suggérée pour la base de données.
  2. Les références devraient s'exporter automatiquement vers EndNote. Il devrait en être de même par la suite, lors des prochaines exportations de références provenant de la même ressource (catalogue ou base de données).
  3. Si ce n'est pas le cas, cliquer sur le bouton dans le coin supérieur droit, puis cliquer deux fois sur le fichier téléchargé pour démarrer l'exportation automatique des références vers EndNote.

Problème avec EndNote sur Mac: refus d'ouvrir le fichier « citations.nbib » (PubMed) lors de l'exportation directe

Description: Lorsqu'on importe de références de PubMed ou autre base de données, EndNote sur Mac refuse parfois de l'ouvrir pour des raisons de sécurité.

Solution:

  1. Ne pas ouvrir le fichier citations.nbib depuis le navigateur.
  2. Localiser le fichier dans le Finder, faire un clic-droit, cliquer sur  « Ouvrir avec »,  sélectionner EndNote X9 dans le dossier Applications > EndNote X9 > EndNote X9
  3. Lorsqu'on reçoit le message d'erreur, on peut modifier les préférences du système en allant au menu Pomme > Préférences > Sécurité > cliquer sur « Ouvrir quand même ». 

Ajouter des références à partir d'EndNote

Fichiers de connexion

Important : L'efficacité des fonctions permettant d'interroger une base de données à partir d’EndNote peut être considérablement réduite par rapport à une interrogation directe dans l'interface d'une base de données.

Le fichier de connexion contient des instructions qui permettent à EndNote de se connecter à plusieurs catalogues de bibliothèques et à certaines bases de données, dont Pubmed et Web of Science (voir le Tableau de suggestions de catalogues déjà présents dans EndNote).

Pour savoir où les trouver et comment les installer dans EndNote, consulter la section Installation des fichiers de connexion sur la page Fichiers de connexion. D'autres fichiers de connexion présents dans EndNote pourraient ne pas fonctionner. Si c'est le cas, utilisez plutôt l'approche indiquée dans la section À partir de catalogues et bases de données.

Rechercher dans Atrium à partir d'EndNote et EndNote Online

Important : Interroger le catalogue Atrium à partir d'EndNote permet de trouver des livres, périodiques, documents audiovisuels, sauf les articles scientifiques (possible directement sur Atrium uniquement ou les bases de données).

A. EndNote

  1. Dans EndNote, passer en mode recherche en ligne en cliquant sur Online Search Mode (icône d'un globe, au centre):
  2.  

    - Au besoin, pour ajouter une nouvelle connexion, choisir le menu Tools > Online Search...

    - Dans la fenêtre Choose A Connection, cliquer sur le catalogue ou la base de données désiré (ex.: U Montreal, PubMed (NLM)), puis cliquer sur Choose.

  3. Une fois sélectionné, le nom du catalogue apparaîtra maintenant sous Online Search.
  4. Remplir les boîtes de recherche (en haut au centre) en sélectionnant les champs désirés.
  5. Cliquer sur Search.
  6. Pour ajouter les résultats de recherche dans votre base EndNote, sélectionner les références voulues, cliquer sur le bouton droit de la souris, choisir Copy References To et cliquer sur le nom de votre base. Vous pouvez aussi ajouter la référence dans un dossier spécifique (Groups) en sélectionnant la ou les références > faire un clic droit > Add References To... > sélectionner sur la liste le dossier (groupe) de destination ou en créer un nouveau en cliquant sur Create Custom Group...
  7. Retourner en mode local en cliquant sur Local Library Mode (icône d'un dossier)
  8. La ou les références transférées se trouveront dans le groupe temporaire Copied References et aussi dans le groupe permanent All References ou dans un groupe spécifique si vous l'avez choisi à étape 7.
  9. Au besoin, faire un double clic sur une référence pour modifier manuellement son contenu. Fermer la référence en cliquant sur le X gris le plus bas dans le coin supérieur droit.

B. EndNote Online

  1. Aller dans Collect.
  2. Choisir l'onglet Online Search.
  3. Sélectionner le catalogue souhaité ou la base de données désirée dans le menu déroulant (ex.: U Montreal), puis Connect.
  4. Faire votre recherche comme dans EndNote local (version logiciel). Ne pas oublier de copier les résultats que vous souhaitez intégrer dans votre base de références et, au besoin, dans un dossier spécifique en sélectionnant la ou les références > Add to group... > sélectionner le dossier (groupe) de destination.

Ajouter manuellement une connexion à Atrium

  • Au beoin, pour importer manuellement la dernière version du fichier de connexion d'Atrium, consultez la page Fichiers de connexion EndNote.
  • Enregistrer le fichier de connexion dans le sous-répertoire Connections d’EndNote en allant dans Disque local (C:) > Program Files > EndNote X[numéro de version] > Connections

Important : Ne pas inclure de signes diacritiques lors de l’interrogation d’Atrium (accents divers et ponctuations comme é è à . , ; : ç ù ).

Saisir manuellement une référence

Option à utiliser lorsque l'outil de recherche utilisé ne permet pas l'importation de références dans EndNote (ex.: sites Web, rapports du gouvernement ou actes de conférence trouvés sur le Web)

  1. Sélectionner le menu References > New Reference, ou cliquer sur Ctrl+N, ou cliquer sur l'icône +.
  2. Un bordereau de type Journal Article est créé par défaut. Les bordereaux d'autres types de documents sont accessibles par le menu déroulant (flèche à droite de Journal Article).
  3. Remplir les champs du bordereau selon les règles de saisie.
  4. Enregistrer la référence en cliquant sur File > Save ou en tapant les touches CTRL+S du clavier ou en cliquant sur le « X » gris du bas dans le coin supérieur droit pour fermer le bordereau 
  5. Cliquer sur Yes à la fenêtre de sauvegarde.

Masquer et afficher les champs vides

Une fois l’information saisie dans un bordereau, il est possible de masquer ou afficher les champs vides en cliquant sur Hide Empty Fields ou Show Empty Fields dans le coin supérieur droit du bordereau de saisie.

À partir de PDF avec DOI

Cette méthode s'applique lorsque vous avez déjà des fichiers PDF d'articles avec DOI sauvegardés dans votre ordinateur.

A. Pour un article en PDF à la fois :

  1. Cliquer dans le menu File > Import > File...
  2. Cliquer sur Choose… Dans la nouvelle fenêtre, naviguer vers le fichier PDF sur votre appareil et le sélectionner
  3. Dans la fenêtre, sous Import option, choisir PDF
  4. Cliquer sur Import
  5. La référence est ajoutée dans EndNote avec le fichier PDF attaché.

B. Pour plusieurs articles en PDF sauvegardés dans le même dossier :

  1. Cliquer dans le menu File > Import > Folder...
  2. Cliquer sur Choose… Dans la nouvelle fenêtre, naviguer vers le dossier contenant les fichiers PDF sur votre appareil.
  3. Dans la fenêtre, sous Import option, choisir PDF
  4. Cliquer sur Import
  5. Les références sont ajoutées dans EndNote avec leurs fichiers PDFs attachés.

À partir d'une bibliographie existante

Web of Science – Exporter les références des articles cités par un article spécifique

  1. Effectuer votre recherche dans Web of Science
  2. Cliquer sur l'article désiré pour ouvrir sa référence en ligne puis cliquer sur le nombre indiqué au dessus de Cited References (colonne à droite de la page). Exemple:
  3.  
  4. MÉTHODE 1: Sur la nouvelle page, cocher la case Select Page pour séléctionner tous les résultats de la page (maximum de 30 références par page). Si vous avez plus de 30 références, passer à la page des résultats suivante pour sélectionner toutes les prochaines références à exporter (après avoir fait l'étape 4 pour les 30 premières références).
  5. MÉTHODE 2: Avec cette méthode, vous pouvez envoyer jusqu'à 500 références à la fois à EndNote. Sur chaque page de résultats, cocher la case Select Page et cliquer sur le bouton Add to Marked List, un dossier temporaire. Une fois la totalité des références ajoutées à ce dossier, cliquer sur le bouton Marked List au coin supérieur droit de la page et faites les étapes 4 à 6. N'oubliez pas de cocher la case Abstract (et d'autres champs) à Step 2: Select content pour ajouter le résumé aux références.

    Attention : Avec ces deux méthodes, certaines références ne seront pas envoyées à EndNote, car elles ne portent pas une case à cocher et leur titre est en texte noir non cliquable. Vous devez les identifier et les ajouter par d'autres méthodes.

  6. Dans le menu déroulant, choisir Save to EndNote desktop
  7. Une fenêtre apparaît. Cliquer sur le bouton Send
  8. Si votre navigateur vous demande ce qu'il doit faire du fichier, sélectionner « EndNote » dans la fenêtre « Ouvrir avec ». Cocher aussi la boîte « Toujours effectuer cette action pour ce type de fichier », puis cliquer sur OK.

 Étapes optionnelles pour Web of Science:

  1. Il est possible d’optimiser une ou plusieurs références à la fois en y important dans les champs appropriés des informations additionnelles disponibles dans la base de données PubMed. Dans EndNote, sélectionnez la ou les références tout juste exportées de Web of Science, puis cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Find reference updates...
  2. Noter qu’avec cette méthode seuls les documents de type articles sont mis à jour. Pour mettre à jour manuellement les références de documents d’autres types, à partir de la base de données, cliquer sur le bouton « Obtenir » associé au document. Une fois dans la page de l’Assistant SFX, aller dans la section « Autres options...» et cliquer sur « EndNote » pour exporter la référence. Une fois la référence présente dans EndNote, double-cliquer pour l'éditer manuellement et sélectionner le type de document correspondant, puis compléter les informations manquantes dans les champs appropriés.

Anystyle.io : créer des références pour EndNote à partir d'une bibliographie existante

Si vous avez une bibliographie au format électronique (ex.: fichier Word), vous pouvez suivre ces étapes pour importer automatiquement des références dans EndNote (en passant obligatoirement par le logiciel Zotero en premier). Cette méthode n'étant pas parfaite, vérifiez le résultat final pour chaque référence.

  1. Sélectionner le texte électronique de la bibliographie. Cliquer sur Copier (ou faites Ctrl+C).
  2. Aller sur le site web AnyStyle et coller le texte électronique dans la zone 1. Parse dans la case intitulée Paste your references here... Cliquer sur le bouton Parse X references (X étant le nombre de références collées).
  3. Dans la zone 2. Edit, affecter les bons types d'information aux références, au besoin. Pour cela, cliquer sur l'information à changer et cliquer sur Assign Label

    • Exemple: Dans une référence, je remarque que l'information "Londres/New-York" se trouve dans l'étiquette Book title. Pour corriger, je sélectionne la case "Londres/New-York", je clique sur Assign Label puis je clique sur Location comme nouvelle étiquette pour l'information

    Cette étape peut prendre du temps et être fastidieuse.

  4. Dans la zone 3. Save, cliquer sur BibTeX. Un fichier Export.bib est créé. Cliquer sur le fichier pour l'ouvrir avec Zotero, sinon passer à l'étape 5.
  5. Ouvrir le logiciel Zotero. Aller dans Fichier > Importer... Sélectionner le fichier Export.bib. Les références sont importées dans Zotero.

    • Sélectionner les références, cliquer-droit sur Exporter les documents. Choisir ensuite Format : Endnote XML, cocher tout et cliquer sur OK. Un fichier Documents exportés.xml est créé dans un dossier Documents exportés

  6. Ouvrir EndNote. Aller dans File > Import > File. Sélectionner le fichier Documents exportés.xml avec les options suivantes sélectionnées:  
    • Import Option: EndNote Generated XML,
    • Duplicates: Import All
    • Text Translation: Unicode (UTF-8)
  7. Réviser les références importées dans EndNote, particulièrement les champs Reference Type, AuthorYear, Title, Journal, olume, Issue, etc. Dans le cas d'articles scientifiques, il est possible d’optimiser une ou plusieurs références à la fois en y important dans les champs appropriés des informations additionnelles disponibles dans la base de données PubMed, par exemple. Pour ce faire, sélectionnez la ou les références tout juste exportées, puis cliquer avec le bouton droit de la souris et choisissez Find reference updates...

Transférer des références

A. Transférer entre son compte EndNote Online et son EndNote local (version logicielle)

Pour activer cette fonction, il est necessaire d'effectuer le paramétrage manuel de la synchronisation entre les deux versions d'EndNote. Consulter notre tutoriel pour connâitre la procédure à suivre.

B. Transférer de Zotero vers EndNote

Il est possible de transférer des références entre EndNote et Zotero en utilisant un filtre d'importation. Deux méthodes sont présentées ci-dessous selon que des fichiers PDF soient associés ou non aux références dans Zotero.

1. Sans fichier PDF joint aux références dans Zotero

Dans Zotero :

  1. Clic droit sur Ma bibliothèque ou sur le titre d'une collection (groupe), puis sélectionner dans le menu Exporter la bibliothèque ou Exporter la collection
  2. Sélectionner le format RIS
  3. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

Dans EndNote :

  1. Choisir File > Import
  2. Cliquer sur Choose file... et sélectionner le fichier à importer.
  3. Choisir le filtre d'importation Reference Manager (RIS)
  4. Sélectionner Import All dans la boîte Duplicates
  5. Choisir No Translation si vous avez des références en anglais uniquement et Unicode (UTF-8) si vous avez des références contenant des accents dans leur texte.
  6. Cliquer sur Import. Les références s'importeront automatiquement sous All References

2. En présence de fichiers PDF joints aux références dans Zotero

Dans Zotero :

  1. Sélectionner votre bibliothèque Zotero ou le sous-dossier des références que vous voulez exporter vers EndNote.
  2. Choisir Actions > Exporter la bibliothèque
  3. Sélectionner le format EndNote XML, puis cocher les options Exporter les notes et Exportez les fichiers. Cliquer sur OK
  4. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur en notant attentivement dans quel dossier.

Dans votre ordinateur :

  1. S’assurer que le logicel EndNote est fermé.
  2. Ouvrir le dossier avec l'extension « .Data » de votre base de données EndNote (par exemple My EndNote Library.Data), puis ouvrir le sous-dossier PDF. Si ce dossier n’existe pas, c’est que vous n’avez pas encore associé de fichiers PDF à des références EndNote. Vous pouvez créer ce dossier PDF de façon manuelle, puis l’ouvrir.
  3. Ouvrir ensuite le fichier créé lors de l’exportation Zotero, puis ouvrir le sous-dossier PDF. Dans ce dossier, il devrait y avoir un sous dossier pour chacune des références Zotero qui contient un fichier PDF. Sélectionner tous les sous-dossiers (CTRL+A sur Windows ou CMD+A sur Mac), puis cliquer sur copier (CTRL+C sur Windows ou CMD+C sur Mac).
  4. Retourner ensuite dans le dossier PDF dans EndNote ouvert plus tôt, puis y coller les sous-dossiers que vous venez de copier.

Dans EndNote :

  1. Choisir File > Import > File
  2. Dans la fenêtre Import File, cliquer sur Choose, sélectionner le fichier à importer, i.e. le fichier xml créé dans Zotero, puis cliquer sur Ouvrir
  3. Sous la rubrique Import Option, choisir EndNote generated XML
  4. Sous la rubrique Duplicates, sélectionner Import All
  5. Sous la rubrique Text Translation, choisir No Translation si vous avez des références en anglais et Unicode (UTF-8) si vous avez des références contenant des accents.
  6. Cliquer sur Import, les références s'importeront automatiquement sous Imported References.

C. Transférer d'EndNote vers Zotero

Problèmes d'ajout de références

EndNote sur Mac: refus d'ouvrir le fichier « citations.nbib » (PubMed) lors de l'exportation directe

Description: Lorsqu'on importe de références de PubMed ou autre base de données, EndNote sur Mac refuse parfois de l'ouvrir pour des raisons de sécurité.

Solution:

  1. Ne pas ouvrir le fichier citations.nbib depuis le navigateur.
  2. Localiser le fichier dans le Finder, faire un clic-droit, cliquer sur  « Ouvrir avec »,  sélectionner EndNote X9 dans le dossier Applications > EndNote X9 > EndNote X9
  3. Lorsqu'on reçoit le message d'erreur, on peut modifier les préférences du système en allant au menu Pomme > Préférences > Sécurité > cliquer sur « Ouvrir quand même ». 

Problème d'affichage de certains caractères lors de l'importation de références

  1. Problème d'affichage lors d'une importation de références à partir de la section Online Search de l'interface EndNote (fichiers de connexion):

    1. Dans les options en haut de l'interface EndNote, cliquer sur Edit > Connection Files > Open connection manager...
    2. Sélectionner le fichier de connexion avec lequel vous avez un problème d'affichage des caractères et cliquer sur Edit.
    3. Dans le menu de gauche, cliquer sur Connection Settings.
    4. Dans le menu déroulant Text, sélectionner l'option Unicode (UTF-8).
    5. Enregistrer le fichier de connexion en cliquant sur File > Save as... Fermer ensuite la fenêtre d’édition de style, puis la fenêtre EndNote Connection Files.
    6. Refaire votre recherche en sélectionnant l'outil de recherche dans la section Online Search de EndNote. Cliquer sur More… dans la section Online Search de EndNote, sélectionner le fichier de connexion récemment modifié, puis refaire votre recherche.
    7. Si le problème est toujours présent, le signaler à votre bibliothécaire disciplinaire.

  2. Problème d'affichage lors d'une importation indirecte de références à partir d'une base de données (filtres d'importation):

    1. À partir de l'interface de la base de données, suivre la procédure d'importation de cette base (voir la section des Procédures d'exportation).
    2. Dans EndNote, cliquer sur File > Import... > File.
    3. Dans la fenêtre Import File, cliquer sur le bouton Choose....

    4. Dans la fenêtre Ouvrir, sélectionner le fichier d'importation créé à l'étape 1 et cliquer sur le bouton Ouvrir.

    5. Dans le menu Import Option, sélectionner le filtre d’importation de la base de données utilisée (si le filtre en question n’est pas déjà listé, cliquer sur Other Filters… pour le repérer et le sélectionner, puis cliquer sur Choose). Dans le menu déroulant Text Translation, sélectionner l'option Unicode (UTF-8).

    6. Cliquer sur Import et vérifier l'affichage des caractères des différentes références.
    7. Si le problème est toujours présent, le signaler à votre bibliothécaire disciplinaire.