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Sauvegarder, partager

Enregistrer en format compressé

Comme une base de données EndNote est faite de 2 parties (fichier.enl et dossier.data), il peut être utile de la compresser en un seul fichier .enlx pour la transporter ou la partager.

  1. Ouvrir la base de données à compresser.
  2. Choisir File > Compressed Library (.enlx)...
  3. Sélectionner Create, With File Attachments, All References in Library (pour exporter toute la base).
  4. Cliquer sur Next.
  5. Choisir l'emplacement de l'enregistrement du fichier compressé et Enregistrer.

Pour ouvrir une base compressée, cliquer sur File > Open Library... > Sélectionner le fichier.enlx et votre base de donnée se décompressera à l'endroit où se trouve le fichier .enlx.

Attention ! Si vous ouvrez ce fichier .enlx, il peut écraser une précédente base de données personnelle du même nom sans donner de préavis.

Synchronisation entre EndNote et EndNote Online

Attention ! Nous avons eu des cas rapportés d'effacement irréversible de données parce qu'elles avaient été effacées dans EndNote Online et ensuite, par synchronisation, effacées automatiquement dans EndNote local. La synchonisation est donc à manier avec précaution.

Préalable : avoir déjà créé un compte EndNote Online. Cliquer sur le bouton Register sur le site d'éditeur.

  1. Dans EndNote local, choisir Edit > Preferences...
  2. Sélectionner Sync dans le menu de gauche,
  3. Cliquer sur Enable Sync,
  4. Remplir les champs E-mail Address et Password avec vos données,
  5. Cocher la case de synchronisation automatique (Sync Automatically). Depuis la version EndNote X6, la synchronisation est effectuée automatiquement après avoir entré les paramètres de son compte EndNote Online,
  6. Cliquer sur OK,
  7. Dans Endnote, une option nommée Sync Status... apparaît sous All References. Elle vous montre l'état d'avancement de la synchronisation.
  8. Pour synchroniser manuellement entre EndNote (local) et EndNote Online, utiliser l'icône rond avec doubles-flèches Sync Library   situé dans la barre supérieure d'EndNote.   

Synchronisation à distance sur un service web de dépôt de documents

Attention ! Cette méthode n'est pas recommandée en raison de possibles pertes de données.

EndNote ne permet pas de faire une synchronisation directement vers un serveur distant autre que celui de Clarivate. Pour en réaliser une malgré tout, utiliser un logiciel de synchronisation automatique de toutes les données de votre ordinateur (voir les services web de dépôt de documents), mais (attention!) le logiciel EndNote doit être fermé pour éviter des problèmes de liens.

Les composantes à sauvegarder sont le dossier nomdudossier.Data et le fichier nomdudossier.enl

Sauvegarder sur un service web

Différents services en ligne offrent des possibilités de stockage et de synchronisation de vos données. Cette option fonctionne uniquement pour les bases de données personnelles et non pour des collections/groupes partagés à plusieurs personnes.

Service de stokage insitutionnel OneDrive Entreprise de Office365

  • Microsoft OneDrive - 1 To gratuit pour les membres de la communauté UdeM. Veuillez consulter la section OneDrive Entreprise > Description du service > Particularités du service, pour en savoir plus sur la durée de conservation de l'espace OneDrive Entreprise, suite à l’abandon des études, la diplomation, ou à la fin de l’emploi.

Autres services, dont la plupart sont gratuits jusqu'à une certaine limite de stockage, puis ils deviennent payants :

Procédure

Toutes les applications ne permettent pas de réaliser des sauvegardes ou synchronisations automatisées avec un service web de dépôt de documents. La sauvegarde doit alors être faite manuellement.

Lorsque l'automatisation est possible, les préférences/options devront être paramétrées dans l'application avec les informations concernant ce service web :

  • Lieu / URL,
  • Protocole,
  • Login,
  • Mot de passe.

Si le logiciel n'offre pas de possibilité dans son interface, les synchronisations ou les sauvegardes doivent être effectuées alors que le logiciel bibliographique est fermé, de façon manuelle ou par l'intermédiaire d'un autre logiciel.

Voici des exemples d'applications de synchronisation (pour les utilisateurs avertis avec serveur):

Le dossier de sauvegarde doit contenir :

  1. un fichier de données,
  2. un dossier de fichiers liés à ces données.

Fusionner des bases de données EndNote

  1. Ouvrir les deux bases de données dans EndNote.
  2. Sélectionner les références d'une base.
  3. Transférer les références en utilisant la technique « glisser-déposer », ou cliquer sur le bouton droit de la souris > Copy references to.

Partage et travail en équipe

Partager avec EndNote Online

EndNote Online est une version en ligne d'EndNote qui offre des fonctionnalités similaires à la version locale, en plus d'offrir la possibilité de partager des références entre utilisateurs EndNote Online. L'accès à cette ressource est gratuite tant que vous êtes membre de la communauté UdeM ayant accès au Proxy.

Voici les guides à consulter pour en savoir plus sur EndNote Online et ses fonctions de partage :

Partager avec la fonction Share

Il est possible de partager une base de données bibliographique avec un maximum de 100 personnes et d’y travailler simultanément grâce à la fonction Share.

  • La fonction permet de partager l’ensemble de la base de données incluant les références, les fichiers et figures (ex. PDF), les annotations.
  • L’espace de stockage est illimité.
  • Les utilisateurs doivent posséder un compte sur Endnote Online et doivent l’avoir configuré dans l’interface locale.

    • Edit > Preferences > Sync > Endnote Account Credentials > Appliquer

  • L’administrateur de la base de données est la seule personne pouvant la partager.

    • Tools > Sync et appuyer sur l’icône Share Library 
    • Sous Invite more people, ajouter l’adresse courriel avec laquelle les invités ont configuré leur compte Endnote Online
    • Avec Endnote X9, on doit attribuer un droit d’accès aux utilisateurs : Read Only ou Read & Write. Read & Write permet à l’utilisateur d’accéder à la base de données et de la modifier, alors qu’avec Read Only, l’utilisateur ne peut apporter de changement et n’a pas accès aux PDF liés aux références.

  • Un courriel est envoyé aux participants qui doivent accepter l’invitation et ouvrir la bibliothèque partagée.

    • File > Open Shared Library

  • La fonction Activity Feed et sa fenêtre de rapport (sélectionner la flèche située à gauche de l’onglet) permettent de suivre les modifications apportées à la bibliothèque partagée en mentionnant le nom de l’utilisateur responsable de la modification ainsi que la date correspondante.
  • Un conflit de synchronisation se produit lorsque deux personnes modifient simultanément une même référence. En cas de conflit, un signalement s’affichera sous My Library.

  • Depuis la fonction Sync Conflict, on sélectionne la référence. Une fenêtre contextuelle apparait où les données en conflit sont surlignées en bleu. À partir de là, on peut choisir l’une des deux références ou amalgamer les données.
  • Pour supprimer le droit d’accès d’un participant à la base de données :

    • File > Share > Symbole d’engrenage > Remove

Bonnes pratiques lorsque plusieurs personnes éditent une même base de données :

  • S'assurer que tous les membres connaissent bien les fonctionnalités d’EndNote, d’EndNote Online et de la fonction Share. Si nécessaire, offrir une formation, nommer un gestionnaire qui répondra aux questions, etc.
  • S'entendre sur des normes d'édition (ex.: s'assurer que l'URL du document est présent, limiter le nombre de mots-clés, règles sur les notes, etc.) et de classement (ex.: classer les bons documents dans les bons dossiers/sous-dossiers) afin de garder une certaine uniformité.
  • Nommer un gestionnaire qui vérifiera les modifications et qui sauvegardera régulièrement la base de données. Ces sauvegardes devront ensuite être archivées sur son propre serveur ou à l'aide d'un service Web de dépôt de documents.
  • Donner les identifiants à un autre membre du groupe afin d’assurer la pérennité de la base de données.

Travailler en équipe sur une version locale de la base de données

Installation et configuration

  • Installer EndNote sur un poste de travail dont un dossier pourra être partagé, puis s'assurer qu'il s'agit de la version courante du logiciel
  • Créer un dossier EndNote
  • Partager en écriture le dossier avec les personnes qui devront y accéder.
  • Créer un sous-dossier Archives dans le même dossier du disque dur que la base de données EndNote.

Ouverture et sauvegarde de la base

  • Toujours ouvrir la base de données EndNote par exemple « ResREF.enl», à partir du dossier EndNote créé précédemment, puis sauvegarder immédiatement en format comprimé une copie de la base de données :
    • Cliquer sur le menu FileCompressed Library (.enlx)
    • Cliquer sur le bouton Next de la fenêtre surgissante. Il n’est pas nécessaire de modifier les options sur cette fenêtre.
    • Enregistrer le document dans le dossier « Archives » en incluant à la fin du nom du fichier la date du jour, selon le modèle « ResREFAAAAMMJJ.enlx ». Si on travaille intensivement dans la base EndNote, on peut faire des copies multiples la même journée en ajoutant simplement une lettre après la date, par exemple: ResREFAAAAMMJJb.enlx
  • Copier aussi ce fichier comprimé sur un serveur externe pour la sauvegarde.

Attention ! Les stratégies de sauvegarde sur des serveurs externes (Dropbox, Google Drive, etc.) sont à proscrire avec l’utilisation en temps réel d’une base de données EndNote. Des cas de corruptions ont été observés lors de l’utilisation en temps réel dans un dossier sauvegardé sur un serveur externe. Il est donc conseillé d’utiliser les serveurs externes uniquement pour l’archivage des données en format comprimé.

Nous suggérons de nommer un membre de l'équipe qui :

  • vérifiera à l'occasion que les usagers font bel et bien des sauvegardes dans le dossier Archives et aussi sur un serveur externe;
  • fera aussi à l’occasion (ex. 1 fois par semaine) des copies de sauvegardes sur son propre ordinateur, autre que celui où est placé et partagé la base de données EndNote et le dossier Archives.