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6. Sauvegarder, partager

Sauvegarder votre base de données Zotero

Par mesure de sécurité et pour ne pas perdre toutes les références de nos bases de données personnelles et partagées, il est suggéré de faire régulièrement des sauvegardes de ses données à différents endroits (disques durs, clé USB, le nuage, etc.).

Bonnes pratiques de sauvegarde

Archive de la base de données brute (recommandé)

Il est possible de sauvegarder les fichiers bruts de la base de données Zotero (Composante d'une sauvegarde). Pour repérer les fichiers, cliquer sur Edition > Préférences > Avancées > Fichiers et dossiers > Ouvrir le répertoire de données.

Sélectionner le fichier zotero.sqlite et le dossier Storage, copier ces éléments dans l'emplacement de sauvegarde de votre choix. Si ces fichiers remplacent les fichiers Zotero sur un autre ordinateur ou un autre compte, votre base de données prend la place et écrase la base de données remplacée.

Le fichier zotero.sqlite.bak est la dernière version de sauvegarde du fichier zotero.sqlite.

Archive compressée

  1. Pour créer une sauvegarde de l'ensemble de sa bibliothèque : choisir la roue dentée grise dans la barre des commandes, puis Exporter la bibliothèque... Pour exporter une collection, clic droit sur la collection > Exporter la collection.
  2. Sélectionner le format Zotero RDF ou BibTeX, et cocher Exporter les notes, Exporter les fichiers, Utiliser les abréviations de revue, Encodage des caractères en UTF-8.
  3. Cliquer sur OK,
  4. Choisir l'emplacement de l'enregistrement du dossier et Enregistrer,
  5. Trouver le dossier de sauvegarde et vous pouvez le compresser.

Pour ouvrir la sauvegarde, sélectionner le fichier .rdf ou .bib selon le format que vous avez choisi et ouvrir le fichier. Zotero s'ouvre et affiche le contenu de la sauvegarde.

Sauvegarde sur un service Web de dépôt de documents

Il n'est pas recommandé de déposer ses fichiers de travail courant sur un service de dépôt de documents en ligne comme OneDrive, Dropbox ou Google Drive. Par contre, vous pouvez y déposer de temps en temps une copie d'archive de vos fichiers.

Nous vous recommandons le service de stokage insitutionnel OneDrive Entreprise de Office365 :

  • Microsoft OneDrive - 1 To gratuit pour les membres de la communauté UdeM. Veuillez consulter les rubriques Particularités du service pour en savoir plus sur la durée de conservation de l'espace OneDrive Entreprise, suite à l’abandon des études, la diplomation, ou à la fin de l’emploi.

Synchroniser sa base

La synchronisation se fait d'une version locale vers un compte Zotero en ligne ou vers un autre serveur. Pour cela, il faut s'être créé un compte Zotero en ligne.

La synchronisation permet la mise à jour et la sauvegarde de votre bibliothèque incluant votre espace personnel et vos groupes. Il faut savoir que vos collections personnelles et vos groupes ne sont pas liés : si vous déplacez une référence d'un groupe à votre espace personnel, une copie sera créée et donc, une mise à jour de cette référence dans votre espace personnel ne mettra pas à jour cette même référence dans votre groupe et vice versa.

Les synchronisations se basent sur les dates de modifications les plus récentes de chaque référence.

En cas de suppressions de notices par erreur, aller voir dans la poubelle.

Synchronisation à distance sur le serveur du fournisseur

  1. Se créer un compte Zotero en ligne.
  2. Dans le programme Zotero sur votre poste informatique, sélectionner Édition > Préférences > Synchronisation.
  3. Remplir les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe avec vos informations de compte Zotero en ligne
    • IMPORTANT: pour rester en deça des 300 Mo de sauvegarde gratuite, décocher les deux cases de synchronisation des pièces jointes.

  4. La synchronisation se réalise automatiquement, mais si vous désirez réaliser une synchronisation manuellement, cliquer sur la flèche circulaire verte, à droite de la barre de commande de Zotero.

Retirer une synchronisation automatique

  • Ouvrir Zotero > Édition > Préférences > Synchronisation et décocher Synchroniser automatiquement.

Synchronisation à distance avec un service Web de dépôt de documents

Zotero permet plusieurs types de sauvegarde :

Partager, diffuser des références

Groupes partagés

Les groupes sont des espaces de documents pour permettre l'accès multiple (plusieurs personnes, plusieurs endroits). Leur localisation et leur gestion se font sur le serveur de Zotero. Il faut donc posséder un compte sur Zotero en ligne.

Les groupes permettent :

  • la collaboration,
  • de rendre visible une collection sur le Web,
  • de donner différents modes d'actions (édition, lecture) sur une collection à différentes personnes (en leur donnant des rôles - membre, administrateur),
  • de synchroniser une collection entre différents collaborateurs,
  • d'attacher des documents (en respectant le droit d'auteur).

Les difficultés liées à la gestion des groupes proviennent majoritairement de la configuration des paramètres du groupe, du processus de travail et des autorisations d'action données aux collaborateurs. Il faut aussi définir les règles de synchronisation et de sauvegarde.

La personne qui crée le groupe en devient le propriétaire et doit donc posséder une version locale de Zotero. De plus, l'espace utilisé par ce groupe sera pris dans le compte du propriétaire (limite de 300 Mo).

Définir le processus de travail revient à définir chaque étape, le fonctionnement général du groupe, le rôle et les tâches de chacun (sauvegarde, création du groupe, gestion du groupe, édition des mots-clés, édition des références, ajout des documents ou URL, sélection des références à conserver...). Cela peut aussi vouloir dire créer plusieurs groupes selon les étapes du processus de travail ou différentes thématiques.

Partager vos références dans des groupes de travail en ligne

  1. Créer votre groupe en choisissant parmi les types de groupes suivants (voir cette procédure):

    • Groupe public à participation ouverte
    • Groupe public à participation restreinte
    • Groupe privé

  2. Pour paramétrer votre groupe :

    1. Aller dans votre compte sur le site de Zotero.
    2. Cliquer sur l'onglet Groups > Manage Group (sous le nom du groupe désiré) :

      1. l'onglet Group permet de modifier le type de groupe (public, privé)
      2. l'onglet Members permet d'inviter des gens à devenir membres et à modifier les rôles (administrateur, membre)
      3. l'onglet Library permet de déterminer qui peut lire et éditer les références

Éditer les références d'un groupe de partage

  • Avant toute modification, effectuer une synchronisation pour obtenir les références qui pourraient avoir été modifiées par vos collègues : cliquer sur la flèche ronde et verte, en haut à droite de votre plug-in Zotero. Sachez qu'il est possible de configurer Zotero pour automatiser la synchronisation : > Preferences... > Sync.
  • Ajouter une référence : glisser/déposer une référence de vos collections personnelles vers l'un de vos groupes partagés. Pour plus de détails, consultez cette section du site Zotero.
  • Supprimer une référence : sélectionner le groupe partagé dans la section de gauche et sélectionner ensuite la référence à supprimer dans la partie centrale. Cliquer sur le bouton Supprimer de votre clavier.
  • Modifier une référence : sélectionner la référence à modifier et procéder aux modifications dans la section de droite.
  • Une fois vos modifications/ajouts/suppressions effectués, il est important de synchroniser à nouveau votre groupe pour placer vos références modifiées sur le serveur de Zotero.
  • Pour être informé des modifications apportées au groupe, vous pouvez vous abonner au fil RSS en consultant le site du groupe sur Zotero.

Attention: Lorsque plusieurs personnes éditent une même base de données, il est suggéré de s'assurer que tous les membres connaissent bien les fonctionnalités de Zotero (ex.: Offrir une formation au besoin, nommer un gestionnaire du groupe qui pourra répondre aux questions, etc.). De plus, il peut être utile de s'entendre sur des normes d'édition (ex.: s'assurer que l'URL du document est présent, limiter le nombre de mots-clés, règles sur les notes, etc.) et de classement (ex.: s'assurer de classer les bons documents dans les bons dossiers/sous-dossiers) afin de garder une certaine uniformité. Le gestionnaire de la base de données peut alors avoir la tâche de vérifier les références intégrées par les membres du groupe.

Diffuser un groupe en accès public

  • Pour diffuser un groupe en accès public, il s'agit d'utiliser l'URL du groupe sur le site de Zotero ayant la forme suivante : http://www.zotero.org/groups/nom-du-groupe

Se désabonner d'un groupe

  • Pour se désabonner d'un groupe, dans Zotero, double-cliquer sur le nom du groupe auxquel vous êtes abonné. Cela conduit à la page web de ce groupe. Cliquer sur Leave this group.

Créer ou modifier des références à partir du site Web Zotero

  1. Connectez-vous avec votre compte sur le site web Zotero.
  2. Choisissez votre bibliothèque (le groupe partagé) dans lequel vous voulez travailler.
  3. Ajoutez une référence en cliquant sur l'icône verte « Create Item »
    ou modifier une référence existante en cliquant sur son titre
  4. Vous pouvez alors :

    • Ajouter ou supprimer la référence d'une collection.
    • Modifier ou ajouter des informations avec l'icône « Edit ».
    • Supprimer une référence en la plaçant dans la corbeille (ou la récupérer de la corbeille).
    • Exporter («Export») la référence dans un format de logiciel bibliographique (RIS, BibTex,...).
    • Citer («Cite») la référence selon un style choisi.
    • Ajouter une pièce jointe («Upload Attachment»).
    • Vous abonner au fil RSS des modifications de cette bibliothèque, ce groupe ou cette collection.
    • Chercher des références par auteurs ou par titres (case de recherche « Search Library ») ou par descripteurs (en cherchant dans la case sous « Tags » on en cliquant sur les descripteurs proposés).

  5. Vous ne pouvez pas:

    • Ajouter des descripteurs («Tags»), des Notes et créer des liens connexes entre les documents.