Le libre accès signifie rendre accessibles les publications savantes gratuitement et librement en ligne. Le mouvement de libre accès (open access) regroupe un grand nombre d’initiatives visant à élargir l’accès aux résultats de la recherche. Il est notamment issu des préoccupations liées à l’explosion du coût des revues savantes et aux barrières que cela a érigées pour l’accès au savoir. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que le libre accès.

Le libre accès est lié aux missions fondamentales de l’UdeM qui sont : l’avancement et la transmission des connaissances, la contribution au processus de découverte, de création et d’innovation, et les services à la collectivité. L’UdeM soutient le libre accès par le biais d’actions multiples et complémentaires qui vont de la sensibilisation au financement d’initiatives de publications en libre accès de périodiques et monographies, en passant par la mise en place de stratégies pour faciliter le repérage de contenus ouverts.

En 2017, l’UdeM est devenue la première université canadienne à répondre à l’Appel de Jussieu pour la science ouverte et la bibliodiversité et, au sein du U15, publie la Déclaration de U15 sur l’édition pérenne qui prône la « nécessité d’adopter un modèle accessible et durable d’édition savante » et « l’accès le plus vaste possible aux travaux de recherche et d’érudition. »

Enfin, le Plan d’action Recherche, découverte, création et innovation 2022-2027 de l’Université compte parmi ses objectifs de "Promouvoir la science ouverte, notamment en appuyant le libre accès et le partage responsable des données de recherche.

Le but de la politique est d’encourager une diffusion élargie du savoir, de mettre en valeur les résultats de la recherche menée par les chercheurs UdeM et de formaliser le droit et l’obligation des membres de la communauté universitaire de diffuser leurs résultats de recherche en libre accès.

La politique engage l’auteur UdeM à déposer dans le dépôt institutionnel Papyrus les fichiers en version révisée par les pairs de tout article, chapitre de livre et communication scientifique publiés dans des actes de colloques, dès leur publication. La diffusion en libre accès de la publication se fera automatiquement par Papyrus, au plus tard 12 mois après la date de publication, tenant compte de la politique de l’éditeur. 

Si toutefois la publication visée par la politique est déjà diffusée en libre accès (ou le sera dans un délai de 12 mois) dans une revue savante, chez un éditeur de livres ou dans un dépôt disciplinaire fiable, l’auteur ou l'autrice n’est pas tenu de déposer dans Papyrus, bien que cela soit recommandé pour maximiser sa visibilité.

Un auteur ou une autrice peut se désengager sans condition de la politique pour une publication donnée dans le cas où son éditeur ne permet pas la diffusion en libre accès et qu’il n’a pas été possible de négocier les conditions requises dans son contrat de publication.

Des recherches ont démontré à maintes reprises que les publications disponibles gratuitement en ligne sont plus souvent citées et ont un impact plus important que celles qui ne le sont pas. 

Une politique institutionnelle renforce par ailleurs la position de l’auteur ou l'autrice qui souhaite ne pas céder entièrement ses droits à l’éditeur, lorsqu’arrive le moment de négocier.

De nombreux organismes subventionnaires ont adopté des politiques exigeant une diffusion en libre accès des résultats de la recherche financée. Au Canada, on retrouve la Politique sur le libre accès aux publications des trois conseils subventionnaires (CRSH, CRSNG, IRSC) et la Politique de diffusion en libre accès des Fonds de recherche du Québec (texte de la version 2019 - texte de la version révisée en 2022).

Un auteur ou une autrice qui se conforme à ces politiques pour la diffusion en libre accès de ses articles se conforme de facto à la politique UdeM pour ce type d’écrits. Par contre, la politique UdeM couvre aussi les publications résultant de recherches non subventionnées par ces organismes, de même que les chapitres de livres savants et les communications scientifiques publiées dans des actes de colloques, qu’ils soient le fruit de recherche subventionnée ou non.

Plusieurs centaines d’établissements de recherche dans le monde ont des politiques de libre accès, à commencer par les universités pionnières de ces initiatives que sont Harvard et le MIT. Au Canada, mentionnons les récentes (2017) politiques de l’Université Laval et de Simon Fraser University, ainsi que la résolution de l’Université Concordia de 2010.

Le site ROARMAP répertorie tant les politiques de libre accès d’universités, que celles émanant d’organismes subventionnaires.

Le vice-rectorat à la recherche, à la découverte, à la création et à l’innovation (VRRDCI) a la responsabilité de l'application de la politique. La Direction des bibliothèques est l’unité désignée pour offrir aux chercheurs et aux chercheuses les services de dépôt et de soutien à la diffusion en libre accès.

Pour toute question sur la politique de l’UdeM, vous pouvez écrire à libre-acces@umontreal.ca.

Les exigences des organismes subventionnaires en matière de libre accès étant déjà présentes, l’UdeM travaille à s’assurer du respect de ce cadre par ses chercheurs et ses chercheuses. En ce qui a trait au respect de la politique institutionnelle de libre accès, aucune mesure n’est prévue à l’encontre des auteurs ou autrices qui ne s’y conformeraient pas. Le principe de diffusion élargie du savoir étant au cœur de la culture universitaire, et les mécanismes mis en place pour soutenir l’application de la politique ayant été pensés pour faciliter la participation, l’UdeM a confiance que l’adhésion des chercheurs sera au rendez-vous.

Le Guide pour le dépôt dans les collections Travaux et publications vous indique clairement les étapes à compléter pour le dépôt dans Papyrus. Une fois votre compte créé, vous n’avez qu’à soumettre le fichier de votre publication et à compléter quelques champs d’information. Vous serez également invité à accepter la licence de diffusion de Papyrus.

Pour plus d'information ou de l’aide : depot@bib.umontreal.ca

Vous devez déposer votre document dès qu'il est accepté pour publication et qu'il intègre toutes les modifications demandées par le comité d'évaluation. Dans le cas d’une revue qui exige un embargo d’un an, l'équipe Papyrus traitera le document afin que son accès soit restreint pour la durée exigée par l'éditeur s’il est de 12 mois maximum. À la fin de ce délai, le document sera automatiquement diffusé en libre accès.

La version privilégiée est celle qui inclut toutes les modifications demandées par les réviseurs ou l’éditeur, mais sans la mise en page de l’éditeur; en effet, rares sont les éditeurs qui acceptent que la version PDF publiée soit diffusée en libre accès. Cette version avant publication est souvent appelée postprint dans le cas des articles.

Le format de fichier privilégié pour le dépôt dans Papyrus est le PDF, mais d’autres formats de traitement de texte courants peuvent être utilisés.

Pour plus d'information ou de l’aide : depot@bib.umontreal.ca.

Ce peut être n’importe lequel des auteurs ou autrices de l’article. Si plusieurs personnes déposent le même document, les doublons seront détectés par l’équipe Papyrus et une seule description en résultera.

Oui, vous pouvez désigner une autre personne qui se chargera de déposer le fichier de votre publication dans Papyrus, et d’accepter la licence de diffusion en votre nom. Pour que les Bibliothèques reconnaissent le déposant ou la déposante comme une personne autorisée, cette personne doit ouvrir un compte Papyrus avec sa propre adresse électronique. Elle précisera au moment du dépôt qu’elle dépose pour un tiers.

Non. Si vous déposez dans Papyrus, vous devez simplement accorder une licence de diffusion non exclusive à l’Université pour lui permettre de rendre accessible en ligne votre document. La licence non exclusive signifie que l’auteur ou l'autrice conserve tous ses droits d’auteur, mais qu’il accorde à l’Université la permission de diffuser en libre accès son document dans le dépôt institutionnel.

Pas du tout. La politique n’intervient aucunement dans les choix de revues ou de maisons d’édition, choix qui vous appartiennent.  La politique vise uniquement à ce que les publications soient partagées en libre accès. 

Dans les cas où un éditeur ne peut être convaincu de permettre la diffusion de la version finale avant mise en page dans un délai de 12 mois, l’auteur ou l'autrice peut se prévaloir de l’option de désengagement de la politique.

Le besoin de négocier un accord particulier avec un éditeur varie selon le cas.

Vous êtes encouragés à bien lire le contrat de publication qui vous est soumis par l’éditeur en ce qui a trait au droit d’auteur : l’éditeur exige-t-il que vous lui cédiez vos droits? Lui accordez-vous seulement une licence de diffusion exclusive pour une période donnée? Etc.

Articles de revue

• Dans la majorité des cas, vous n’aurez pas à négocier avec l’éditeur pour vous conformer à la politique. En effet, les auteurs UdeM publient en très grande majorité dans des revues qui permettent la diffusion dans un dépôt de la version finale acceptée pour publication (postprint), et cela dans un délai maximum de 12 mois.
• Pour savoir si votre revue permet cette diffusion, consultez le répertoire SHERPA/RoMEO, examinez votre contrat d’édition ou contactez votre éditeur.  Vous pouvez aussi demander l’aide du ou de la bibliothécaire responsable de votre discipline ou de l’équipe Papyrus (depot@bib.umontreal.ca) pour obtenir cette information.
• Si l’éditeur ne permet pas par défaut cette diffusion en libre accès, l’UdeM vous encourage à lui en faire la demande sur la base de la politique institutionnelle de l’Université de Montréal (voir la section Comment négocier les droits requis ci-dessous).
• S’il n’est pas possible de parvenir à une entente, vous pouvez vous prévaloir de l’option de désengagement de la politique institutionnelle.

À noter que l’UdeM s’engage à informer les grands éditeurs de revues de l’existence de la politique de libre accès de l’Université, afin de les sensibiliser à ce contexte et ainsi augmenter les chances d’un auteur UdeM d’obtenir les droits de diffusion non exclusifs de cet éditeur.

Chapitre de livre et communications scientifiques dans des actes de conférences

• Il n’y a pas de répertoire consolidé des politiques de maisons d’édition concernant le libre accès pour ces types de documents, comme cela existe pour les revues. Par conséquent, pour savoir si votre éditeur permet cette diffusion, examinez votre contrat d’édition ou contactez directement l’éditeur.
• Si l’éditeur ne permet pas par défaut cette diffusion en libre accès, l’Université vous encourage à lui en faire la demande sur la base de la politique institutionnelle de l’Université de Montréal (voir la section Comment négocier les droits requis ci-dessous).
• S’il n’est pas possible de parvenir à une entente, vous pouvez vous prévaloir de l’option de désengagement de la politique institutionnelle. 

Dans les cas où vous avez à négocier avec l’éditeur le droit de diffuser votre document dans un dépôt institutionnel ou thématique, l’UdeM met à votre disposition un modèle d’addenda au contrat d’édition [version française | version anglaise].

L’autorisation peut aussi prendre la forme d’un échange courriel avec l’éditeur explicitant formellement l’autorisation de diffuser en libre accès votre travail dans un délai maximum de
12 mois.

Vous n’avez pas à soumettre ces autorisations obtenues à l’Université, mais vous devez les conserver au cas où elles vous seraient demandées ultérieurement. Lorsque vous déposez dans Papyrus, vous reconnaissez, en acceptant la licence de diffusion, avoir obtenu les autorisations des autres détenteurs ou détentrices de droit.

Lorsque vous déposez dans Papyrus, vous reconnaissez, en acceptant la licence de diffusion, avoir obtenu les autorisations des autres détenteurs ou détentrices de droit. Si vos coauteurs ou coautrices détiennent toujours les droits sur l’article, vous devez obtenir leur accord.

S’il n’est pas possible de parvenir à une entente, vous pouvez vous prévaloir de l’option de désengagement de la politique institutionnelle.

Papyrus profite d’une indexation dans un ensemble d’outils de recherche, tels que l’outil de recherche de l’UdeM Sofia, Google, Google Scholar, BASE, OAIster et WorldCat. Cela permet un repérage plus grand que si le document était simplement sur un site web. On comptait en 2018-2019 pas moins de 3,7 millions de téléchargements de documents hébergés dans Papyrus.

Au contraire.

D’abord, toute description du document dans Papyrus affiche la référence complète à la publication, incluant le DOI si celui-ci existe. Ainsi, les lecteurs et lectrices qui ont accès au site de l’éditeur pourront cheminer vers la version publiée après avoir repéré la version en libre accès.

Les études démontrent que plus un document est facilement accessible, plus il est consulté.  Certaines utilisations ne pourraient avoir lieu si la diffusion était limitée à la version derrière la barrière tarifaire de l’éditeur.

Les auteurs et autrices demeurent les détenteurs des droits d’auteur sur les documents diffusés dans Papyrus. Comme avec toute œuvre protégée par le droit d’auteur, les utilisateurs et utilisatrices ne peuvent effectuer des actes réservés aux ceux qui en détiennent le droit, par exemple reproduire le document, le traduire, l’adapter, accorder des licences d’utilisation à des tiers, etc. La diffusion gratuite en ligne (comme pour les thèses, les contenus web d’organisations, etc.) ne change rien à ces droits réservés.  Les utilisateurs et utilisatrices sont donc tenus d’utiliser les documents dans le respect de la loi, incluant reconnaître la paternité des œuvres utilisées en les citant de façon appropriée.