Sofia est l'outil de recherche commun à toutes les bibliothèques universitaires québécoises. 

Bien que chaque université possède une interface personnalisée selon ses couleurs et ses collections locales, l’outil de recherche Sofia est une fenêtre sur les collections documentaires de toutes les bibliothèques universitaires québécoises et, plus largement, à travers le monde.

Sofia est un des éléments du projet de Plateforme partagée de services (PPS), chapeauté par le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Pour plus d'informations sur le projet consultez la page Plateforme partagée de services du site du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises (PBUQ).

L’outil de recherche permet de trouver à la fois des document physiques et numériques. Cela inclut les livres, revues, articles de revues provenant de bases de données, mémoires/thèses, documents audiovisuels et sonores, microformes, etc.

Sofia permet de préciser la portée des résultats de recherche selon trois niveaux :

• Local (les bibliothèques UdeM)
• Consortial (les bibliothèques universitaires du Québec)
• International (les bibliothèques à travers le monde)

L’outil de recherche Sofia permet ainsi d’étendre la recherche de documents au-delà des collections physiques et numériques détenues par les bibliothèques UdeM.

En raison des limites imposées par les licences des fournisseurs de ressources électroniques, l'outil de recherche Sofia vous donne l’accès direct seulement aux ressources électroniques auxquelles l’UdeM est abonnée ou celles en libre accès. 

Une section de l’outil de recherche Sofia est dédiée au repérage de documents placés dans les réserves de cours.  On y accède en cliquant sur le lien « Réserves de cours », situé en haut à gauche dans le bandeau bleu. 

On y retrouve généralement des ouvrages obligatoires ou recommandés pour un cours. Il est possible d’y chercher des documents en fonction des critères suivants :

• Sigle de cours (ex.: ART 1010, LIT 401, etc.)
• Préfixe de cours (ex.: ART, LIT, MED, TSI, etc.)
• Intitulé de cours
• Département
• Nom de l'enseignant ou l'enseignante

Une fois le cours souhaité repéré, il suffit de cliquer sur celui-ci afin d’afficher la liste des ouvrages qui y sont associés. S’afficheront alors les informations concernant l’emplacement de chaque document, sa cote de rangement ainsi que sa description.

La recherche de base est proposée par défaut à partir de la boîte de recherche sur le site web des bibliothèques UdeM et sur la page d'accueil de l'outil de recherche Sofia.

Il s’agit d’une recherche générique qui repère des documents selon les mots-clés qui leur sont associés (sujet, auteur, titre, date de publication, éditeur, ISBN). Ces derniers peuvent être un terme unique ou une expression composée de plusieurs mots.

Exemples de recherches de base :

• kim thuy
• nanotechnologie
• sciences infirmieres
• petit cours d’autodefense intellectuelle

Pour obtenir davantage de précision dans les résultats de recherche ou pour une recherche plus complexe, il est fortement recommandé de privilégier la recherche avancée ou encore d’utiliser les filtres de recherche ou les index. Par exemple, pour chercher un ouvrage précis, on peut utiliser la recherche avancée en cherchant à la fois le titre et l’auteur. 

Les facettes apparaissent dans la section de gauche des résultats de recherche.

• Détenu par : Permet de limiter la recherche aux collections des bibliothèques en fonction de 3 niveaux : les bibliothèques UdeM, les bibliothèques universitaires du Québec ou les bibliothèques à travers le monde. Veuillez noter que la sélection d’une bibliothèque en particulier  (ex. Droit, Santé, BLSH) de l’Université de Montréal va restreindre le résultat de la recherche aux exemplaires physiques.
• Format : Permet de limiter la recherche en fonction de types de documents prédéfinis : livre, article, vidéo, périodique/revue, enregistrement sonore, etc. Il est possible de sélectionner plusieurs types de documents.
• Type de contenu : Permet de limiter la recherche à certaines catégories de contenus (publication scientifique, publication disponible en libre accès).
• Année de publication : Permet de circonscrire la recherche à une date précise ou à un intervalle de dates.
• Langue : Permet de limiter la recherche selon la langue du document (ex : document écrit en français uniquement).
• Thématique : Permet de limiter la recherche à une thématique.
• Auteur/Créateur : Permet de restreindre la recherche aux documents d’un auteur.
• Source des résultats : Permet de limiter la recherche à certaines sources de données.

Pour plus de détails concernant l’utilisation des facettes, consulter la page Limiter et affiner les résultats de recherche du fournisseur de Sofia.

Les résultats de recherche dans l’outil de recherche Sofia peuvent être triés par pertinence. Une des particularités de Sofia est de proposer 3 tris par pertinence différents :

1. Meilleure correspondance : Ce tri par pertinence accorde davantage de poids au nombre d'occurrences du mot dans la notice. Les documents dans lesquels les mots de recherche se retrouvent le plus apparaîtront en premier dans la liste des résultats.
2. Récence : Ce tri par pertinence accorde davantage de poids aux documents ayant une date de publication récente. Dans ce type de tri, la date n’est pas le seul critère. Il ne faut donc pas confondre ce tri par pertinence avec le tri par date (plus récent) décrit plus bas.
3. Bibliothèque : Ce tri par pertinence accorde davantage de poids aux documents appartenant à la collection de la bibliothèque de l'institution d'attache.

Outre le tri par pertinence, Sofia permet également de trier les résultats de recherche par :

• Auteur (A à Z) : Les résultats de recherche seront triés par ordre alphabétique selon le nom de famille et le prénom de l‘auteur.
• Date (plus récent) : Les résultats de recherche seront triés selon la date de publication du document, du plus récent au plus ancien.
• Date (plus ancien) : Les résultats de recherche seront triés selon la date de publication du document, du plus ancien au plus récent.
• Plus détenu : Les résultats seront triés en fonction du nombre de bibliothèques à travers le monde qui possèdent le document. Le document le plus détenu apparaîtra en premier dans la liste. Le moins détenu apparaîtra à la fin des résultats.

Cette option permet de regrouper sous un même résultat plusieurs éditions d’un document, qu’il s’agisse de versions plus anciennes ou plus récentes, de différents formats ou simplement pour éviter d’afficher des doublons. Le groupement par édition est activé par défaut.

• Méthode de recherche d’information
• Guides de recherche par discipline
• Activités de formation

En cliquant sur un titre ou une couverture dans la liste des résultats, la notice complète s'affiche. On y retrouve d’abord les principales informations qui étaient également visibles dans la liste des résultats (titre, auteur, année de publication, etc.).

En haut à droite se trouvent les options d’exportation et de sauvegarde :

• Citer : Permet d’obtenir une référence bibliographique pour le document (exportation EndNote, copier-coller la référence, etc.).  Pour plus d’information, voir la section 6. Exporter/gérer/citer des références.
• Partager : Permet d’obtenir une URL raccourcie vers la notice et d’envoyer par courriel un lien vers la notice.
• Enregistrer : Ajoute la notice dans la section Mes notices située dans le haut de la page.
  Attention : Sans authentification au compte Sofia (voir section Accès à mon dossier), les notices enregistrées n’y seront conservées que pour la durée de la session de travail. Le fait de s’authentifier conservera les notices de façon permanente.

Le reste de la notice est composé de plusieurs sections qu'on peut déployer et refermer au besoin. Selon le cas, il est possible que certaines notices n’aient pas toutes les sections décrites ci-dessous.

• Plus de détails sur le document : Donne des informations plus détaillées sur le format et le contenu du document : dimensions physiques, résumé, sujets abordés, notes diverses, etc. On y retrouve également différents identifiants et numéros standards.
• Option d'accès : Sur la droite de la page, la fenêtre Options d’accès propose la/les meilleures options d’accès sont suggérées. Selon le type de documents et leur disponibilité, on pourra accéder à un document électronique directement depuis cette fenêtre, faire une demande de réservation, une demande de prêt dans le réseau universitaire québécois ou encore déclencher une demande de prêt entre bibliothèques.
• Survol des rayons : Présente le document au milieu d’une étagère virtuelle où l’on peut voir les autres documents de la bibliothèque ayant une cote voisine, et qui pourraient donc porter sur le même sujet. Il suffit de naviguer vers la gauche ou la droite pour voir les documents voisins. Les documents affichés dans le survol des rayons peuvent provenir de plus d’une succursale ou même être en format électronique.
• Voir les éditions et formats : Permet de voir les différentes versions ou éditions du document telles qu’une édition antérieure, dans une autre langue, un autre format (livre numérique, livre en gros caractères, microforme, …), etc. Des détails sommaires sont présentés pour chacune des éditions ; il suffit de cliquer sur un titre pour basculer vers la notice de cette édition.

Selon le cas, on verra donc une ou plusieurs des rubriques suivantes :

• Accès en ligne : Apparaît dans le cas de documents numériques. Un hyperlien est alors offert. Si des conditions d’accès particulières s’appliquent, celles-ci seront décrites sous Notes. L'accès aux livres et articles électroniques de chaque établissement est limité aux membres de sa communauté. Pour ces raisons, il est donc important de toujours consulter l'instance Sofia de son institution d'appartenance.
• Disponibilité de cette édition à l'Université de Montréal : Affiche les exemplaires que possède l’Université de Montréal, avec dans chaque cas, leur localisation exacte et leur disponibilité. Le bouton Obtenir / Réserver s'affiche dans les cas où ces opérations sont permises. Il suffit de spécifier l’exemplaire désiré ainsi que l’endroit où on souhaite le récupérer dans le formulaire de réservation qui s'affiche après avoir cliqué sur le bouton. 
• Bibliothèques universitaires du Québec : Affiche les exemplaires que possèdent les autres établissements membres du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises. Il est généralement possible de se rendre sur place pour les consulter ou les emprunter. Dans la plupart des cas on choisira toutefois de les obtenir en utilisant le prêt réseau entre les bibliothèques du Partenariat en cliquant sur le bouton « Obtenir via Sofia », lorsqu'affiché.
  Note : Pour des raisons de licence, il est impossible d'accéder directement aux documents numériques des autres établissements. Une note s’affiche à cet effet.
• Bibliothèques à travers le monde : Affiche les exemplaires situés dans les autres bibliothèques dans le monde, pour autant qu’elles aient versé leurs états de collections dans le catalogue WorldCat. Le bouton « Obtenir via Prêt entre bibliothèques » (lorsque présent) permet d’initier une demande de prêt entre bibliothèques. On peut également cliquer sur le nom d’une bibliothèque pour consulter directement son catalogue.

Information complémentaire :

• Inscription et privilèges d'emprunt
• Obtenir un document non disponible à l'UdeM

Le dossier Sofia contient l’information sur les prêts, dont ceux faits dans l'une ou l'autre des bibliothèques universitaires du Québec. On y voit aussi les réservations, les frais encourus et il est possible d’y sauvegarder des recherches et des notices. Il n'existe pas encore de fonctionnalité d'alertes dans Sofia.

Cliquer sur Connectez-vous en haut à droite. Une page apparaîtra pour sélectionner le mode de connexion, soit par l’entremise du système d’authentification institutionnel ou avec un code barre/nom d’utilisateur. Utiliser avec prudence la fonction « Enregistrer mon choix », surtout à partir d’un ordinateur partagé.

• Accès via le système institutionnel :
  Connexion via la page d’authentification de l'UdeM.
• Accès via code barre/nom d’utilisateur : À la première utilisation, il faut configurer un mot de passe pour accéder au mode de connexion avec code barre/nom d’utilisateur. Cliquer sur Authentification avec votre code-barres des bibliothèques UdeM (21225...) comme nom d'utilisateur, inscrire le code-barres dans le champ Nom d'utilisateur. Cliquer sur Définir / Réinitialiser le mot de passe. Un lien vers la page de création du mot de passe sera envoyé à l’adresse inscrite au dossier d’usager. Les critères à respecter pour le mot de passe apparaissent dans le haut de la page.

Modification du mot de passe :

• Accès via le système institutionnel : Non disponible
• Accès via code barre/nom d’utilisateur : Cliquer sur Profil > Voir mon profil > Changer le mot de passe.

Une fois la connexion réussie, le prénom au dossier s'affichera dans le coin droit supérieur. Le menu Mon dossier sert à afficher un menu déroulant offrant plusieurs options.

La connexion au dossier se fait uniquement à partir de l’outil de recherche de l'institution d'appartenance. Un membre de la communauté UdeM inscrit dans plus d’un établissement peut avoir plus d’un dossier (par exemple, une personne qui étudie à l'UdeM tout en étant à l'emploi d'une autre université aura un dossier à l'UdeM et un dossier dans l'autre université).

Si vous venez d’une autre université québécoise et avez emprunté à l’UdeM avec la carte de votre université, vous devez accéder à votre dossier à partir de la plateforme Sofia de votre université.

Après la connexion, pour voir les emprunts, réservations et les frais relatifs à l'emprunt, cliquer sur Mon dossier, puis sur la section désirée :

Emprunts : 

Demandes : 

Frais :

Historique des emprunts :

Activités de recherche:

Pour de l'information complémentaire, consulter la section Emprunter.

Enregistrer une recherche :

Accéder aux recherches sauvegardées :

Accéder à la gestion des notices sauvegardées :

• Pendant une recherche, cliquer sur Mes notices à droite de la barre de navigation de l’écran de recherche.
• À partir de Mon dossier, cliquer sur Profil > Documents enregistrés. 

À partir de cet écran, il est possible de de créer une liste de notices, de citer, de supprimer ou d'envoyer les notices à l’adresse courriel de son choix.

Créer une liste personnelle à partir des notices enregistrées :

Courriel :

Citer :

Déplacer :

Supprimer :

Cliquer sur Mon dossier > Fermer la session.

Pour les connexions au système d’authentification institutionnel, une page indique « Pour terminer la fermeture de session, fermez votre navigateur ». Ne pas fermer le navigateur à ce moment maintiendra la connexion lors d'un éventuel retour sur la page d'accueil de Sofia.

Pour les connexions avec code barre, le système redirige vers la boîte de recherche principale. Il n’est pas nécessaire de fermer le navigateur pour finaliser le processus.