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Formater le fichier PDF final

Exigences pour les formats de fichiers

Les paramètres décrits ici ont pour but de favoriser la consultation et la conservation à long terme de votre thèse ou de votre mémoire. Il est important de les respecter sans quoi votre soumission risque d'être refusée lors de la validation technique.

Note : Les processus pour les étudiants inscrits aux programmes de la Faculté de musique ainsi que du Département d'histoire de l'art et des études cinématographiques sont différents à certains égards ; informez-vous auprès du technicien ou de la technicienne en gestion de dossiers étudiants de votre unité pour une vue d’ensemble du processus et consultez les procéduriers suivants :

Un seul fichier

Le document de la thèse ou du mémoire...

  • doit être composé d’un seul fichier PDF (au besoin voir la procédure pour combiner plusieurs fichiers PDF) ;
  • ne doit pas contenir de multimédia (ex. : du son ou de la vidéo) ;
  • ne doit exécuter aucun script.

Ajouter les multimédias et les scripts séparément dans la soumission comme des fichiers complémentaires

Polices de caractères

Les polices de caractères utilisées dans la thèse ou le mémoire doivent toutes être encapsulées dans le document PDF, c'est-à-dire qu'elles doivent être incluses avec le fichier.

Ceci permet d’assurer un affichage adéquat du document, indépendamment des polices installées sur le poste de la personne qui le consulte. Ce ne sont pas tous les logiciels de création PDF qui permettent cette manipulation.

Nomenclature du nom de fichier selon le gabarit

Les fichiers PDF des mémoires et thèses versés sur Papyrus doivent être nommés selon la nomenclature suivante :

  1. Votre nom de famille SANS accents ;
  2. Votre prénom SANS accents ;
  3. L’année de votre dépôt* qui figure sur la page de titre de votre document (pas le jour ni le mois) ;
  4. La nature de votre document, selon le cas : memoire ou these sans accents. Pour les fichiers complémentaires s'il y a lieu: recital, video, modele3d, carte, etc. ;
  5. extension « .pdf » en minuscules (ou celle appropriée pour votre fichier complémentaire).

Règles à respecter

  • Séparer les informations par une barre de soulignement (« _ ») ;
  • Ne pas utiliser les caractères avec des accents (â, ç, é, è ê, ë, î, ï, ô, ù, û, etc.).

Exemples :

  • Victorin_Frederic_2010_memoire.pdf
  • Liu_Yu_2011_these.pdf
  • Fernandez_Gonzalez_Maria_Guadalupe_2012_these.pdf
  • Lajoie_Marie-Antoinette_2011_these.pdf
  • Lajoie_Marie-Antoinette_2011_carte.pdf
  • Lajoie_Marie-Antoinette_2011_video.mov 

Document exempt de signature ou de renseignements personnels

Le respect de la vie privée implique la non-divulgation des renseignements personnels.

Renseignements non permis :

  • Coordonnées personnelles d’un individu ;
  • Adresses courriel personnelles ;
  • Signatures ou les informations personnelles.

Renseignements permis :

  • Adresses postales institutionnelles ;
  • Adresses courriel institutionnelles ;
  • Numéros de téléphone au travail.

Assurez-vous de retirer ces renseignements de votre fichier Word, de masquer les signatures et renseignements personnels avant la numérisation, ou encore de les masquer par traitement numérique.

Produire le PDF

Pour que votre document soit accepté lors du dépôt, vous devez encapsuler (incorporer) les polices de caractère lors de la création du PDF. Cela lui permettra d'être visualisé dans sa forme intégrale, peu importe où. Pas certain ? Vérifiez!

Si vous éprouvez des difficultés dans le processus, consultez notre section de soutien.

Effectuer des modifications à un fichier PDF

Pour déposer votre thèse ou votre mémoire, vous devrez déposer un seul fichier. Dans certains cas (fusionner 2 annexes, remplacer une page par sa nouvelle version, supprimer les pages de garde, masquer les renseignements personnels, etc.), il peut être pratique de modifier les fichiers PDF sans passer par les logiciels de traitement de texte. Voici quelques conseils pratiques pour ce faire.

Vous aurez besoin du logiciel Acrobat Pro. Ce dernier est disponible sur certains postes des bibliothèques. Contactez votre laboratoire facultaire pour  savoir si Acrobat Pro y est installé.

Combiner plusieurs fichiers

  1. Allez dans Fichier > Créer > Combiner les fichiers en un seul fichier PDF... ;
  2. Glissez-déplacez les fichiers à combiner sur l'espace central ou cliquez sur l'icône Ajouter des fichiers puis encore Ajouter des fichiers en choisissant votre fichier et répétant l'opération pour les fichiers à combiner ;
  3. Cliquez sur le bouton Combiner les fichiers ;
  4. Un fichier apparaît et vous n'avez qu'à Enregistrer si le résultat est adéquat, en veillant à bien nommer votre fichier.

Insérer des pages

  1.  Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton Outils et dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur Organiser les pages ;
  2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter dans votre fichier de thèse ou de mémoire (avec la ou les pages à insérer) ;
  3. Précisez l'emplacement (avant ou après une page spécifique) et le numéro de page où vous souhaitez insérer le fichier PDF ;
  4. Enregistrez et vérifiez la numérotation du document.

Remplacer des pages

  1. Déplacez-vous dans le fichier jusqu'à la page que vous souhaitez remplacer ;
  2. Cliquez sur Documents > Remplacer des pages... (ou Outil > Pages > Remplacer) ;
  3. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter ;
  4. Sélectionnez la ou les pages à remplacer et cliquez Ok ;
  5. Confirmez l'opération ;
  6. Voilà ! Enregistrez votre fichier PDF modifié.

Supprimer des pages

Il est possible de supprimer des pages d'un fichier PDF sans recommencer tout le processus de création.

  1. Allez dans Document > Supprimer des pages... (Outils > Pages > Supprimer) ;
  2. Sélectionnez la ou les pages à suppprimer ;
  3. Confirmez l'opération ;
  4. Enregistrez le PDF modifié.

Masquer des renseignements personnels

  1. Allez dans Outils > Protection > Repérer les biffures ;
  2. Cliquez Ok ;
  3. Surlignez la zone ou le texte à masquer ;
  4. Lorsque les biffures ont été sélectionnées, cliquez sur Appliquer les biffures (sous la zone d'outil) ;
  5. Cliquez sur Ok ;
  6. À la question « Voulez-vous également détecter et supprimer les informations masquées du document ? », cliquez Non ;
  7. Réenregistrer le fichier en respectant la nomenclature prescrite.

Fichiers complémentaires

Fichiers inclus et fichiers complémentaires

SONT inclus, en général, dans la thèse ou le mémoire (corps du texte ou annexe) :

  • Illustrations ;
  • Équations ;
  • Graphiques ;
  • Diagrammes ;
  • Tableaux ;
  • Données statistiques (annexe) ;
  • Données d'enquête (annexe) ;
  • Etc.

NE SONT PAS inclus (complémentaires) :

  • Séquences audio ;
  • Séquences vidéo ;
  • Images de très haute résolution (cartes géographiques) ;
  • Lancement de scripts ;
  • Code informatique ;
  • Modèles 3D ;
  • Etc.

Pour les fichiers qui ne sont PAS inclus dans la thèse ou le mémoire, vous devez les joindre sous forme de fichiers complémentaires lors de la soumission du fichier principal .

Autorisations requises :

Lors du dépôt final, vous devez déposer uniquement des fichiers qui ont été examinés par les membres du jury. Certaines facultés exigent d’ailleurs que la mention de ces fichiers complémentaires soit faite en annexe de la thèse ou du mémoire. Ces fichiers complémentaires, de même que tous les fichiers inclus dans le document, doivent respecter le droit d'auteur.

Formats recommandés

Il n’y a pas de restriction quant au format de fichier complémentaire que vous pouvez soumettre dans Papyrus. Nous vous recommandons toutefois les formats ci-dessous afin de garantir leur accessibilité par les personnes qui consulteront votre document :

  • Vidéo : .avi, .mov, .qt, .mpeg, .mpg ;
  • Audio : .aif, .aiff, .mp3, .wav, .midi ;
  • Image : .tif, .tiff, .eps .

Vous pouvez déposer un fichier de format propriétaire particulier (ex.: Mathematica, AutoCAD, ArcView, etc.) si :

  • ce format est utilisé couramment par les membres de votre discipline ou de votre communauté de pratique, et
  • que vous jugez que les qualités uniques et intrinsèques de ce format ne peuvent être égalées par un format ouvert et plus accessible.

NE PAS AJOUTER :

  • de programmes propriétaires permettant de lire les fichiers, puisque vous n'avez pas les droits de diffusion de ces programmes et ces programmes alourdiraient inutilement la taille de votre dépôt. Joindre plutôt un fichier d'instructions pour renseigner l'usager où télécharger le programme requis.
  • de fichiers d'image de faible ou moyenne résolution (.jpg, .gif, .png) ou de fichiers provenant d'une suite bureautique (MS Excel, MS Powerpoint, Open Office, etc.) qui peuvent plutôt s'inclure dans le PDF unique de votre thèse ou mémoire.

Comment procéder avec de multiples fichiers complémentaires?

Bien qu'il soit possible de soumettre plus d'un fichier complémentaire lors du dépôt de votre thèse ou de votre mémoire dans Papyrus, dans certains cas il peut être préférable de soumettre tous vos fichiers compressés en un seul (.zip ou .rar), comme pour les sites Web complets, les logiciels, les banques d'images et les tutoriels. Pour compresser vos fichiers, utilisez :

Si vos fichiers doivent être placés dans une structure de répertoire bien précise, assurez-vous d’enregistrer cette structure lors de la création du fichier compressé. Au besoin, joindre un fichier d’instructions pour renseigner l’usager sur comment installer les fichiers et en faire la lecture ou l’exécution.

Quelques exemples de thèses électroniques avec fichiers complémentaires

Vérifications finales

Utiliser cette liste pense-bête pour vous assurer que vous n'oubliez rien.

Respect des normes et règles associées au dépôt

Vérifié
La thèse ou le mémoire répond aux exigences du Guide de présentation des mémoires et des thèses de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP), tant dans sa structure que dans sa mise en page.
La version déposée est complète et correspond à la version numérique finale de la thèse ou du mémoire, acceptée par le jury et corrigée.
Dans les cas de confidentialité ou d'embargo, je me suis informé des conditions et j'ai transmis à qui de droit les documents requis avant le dépôt.
J'ai pris connaissance des informations sur le dépôt Papyrus et, si mon programme relève de Musique ou d'Histoire de l'art et études cinématographiques, des procédures et formulaires spécifiques à ces unités.
La date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial (pas le dépôt dans Papyrus) sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas on doit inscrire la date du dépôt final.

Format du fichier

Vérifié
Un seul PDF
La thèse ou le mémoire est composé d'un seul fichier PDF.
Les illustrations (images, schémas, graphiques et tableaux), équations, diagrammes et données statistiques ont été insérés dans la thèse ou le mémoire, soit dans le corps du texte, soit en annexe.
Les séquences audio et vidéos, les images de très haute résolution, scripts, codes informatiques, modèles 3D et fichiers exécutables n'ont pas été intégrés dans le document, mais plutôt sous forme de fichiers complémentaires.
Polices de caractères encapsulées dans le PDF
Les polices de caractères (fonts) ont été encapsulées (incorporées) dans le document PDF.
Bien nommer son fichier
Le fichier respecte la nomenclature Nom_Prenom_Annee_memoire.pdf ou Nom_Prenom_Annee_these.pdf
Les informations du titre sont séparées par une barre de soulignement (_)
Il n'y a pas d'accent dans le nom du fichier.
Après le nom, le prénom et l’année, indiquer la nature du document (memoire, these, recital, video, carte, etc.).
Aucune protection
Le PDF ne doit pas être protégé (cryptage, mot de passe, restriction de l'impression) pour permettre l'indexation adéquate du document dans Papyrus.
Respect de la vie privée
Aucune information personnelle ne paraît dans le document mis à part celles paraissant sur la page titre
Le document ne contient pas d'adresse, de numéros de téléphone, d'adresses courriel (à part les adresses courriel professionnelles ou institutionnelles), etc.
Les signatures et renseignements personnels ont été masqués, avant ou après la sauvegarde en PDF.