Déposer dans Papyrus

Suite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.

1. Vérifiez votre document avant le dépôt final dans Papyrus

Vérifiez d'abord que tous les préalables et toutes les exigences sont rencontrées avant de procéder à votre depot dans Papyrus.

2. Inscrivez-vous dans Papyrus

1. Inscrivez-vous sur le site de Papyrus : papyrus.bib.umontreal.ca. Dans le menu de gauche, cliquez Nouvel utilisateur ?, puis entrez votre courriel.

L'adresse que vous inscrirez nous servira à communiquer avec vous. Pour le dépôt d’une thèse ou d’un mémoire, privilégiez l’adresse institutionnelle (@umontreal.ca). Les autres adresses, comme Gmail, peuvent être problématiques pour l’envoi de courriels à partir de Papyrus, spécialement si vous faites une redirection de vos messages. Assurez-vous de bien regarder le contenu des dossiers Spam ou Pourriel.

2. Vous recevrez un courrier électronique. Cliquez sur le lien inclus et complétez le profil d'inscription. Il est important d'inscrire votre matricule UdeM.

3. Déposez votre PDF dans Papyrus

1. Sur la page d’accueil de Papyrus, cliquez sur Ouvrir une session dans le menu de gauche. Entrez votre courriel et votre mot de passe.

2. Cliquez sur Initier une nouvelle soumission.

3. Choisissez la collection de dépôt et cliquez Suivant au bas de la page.

Choisissez la bonne collection, soit « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. : Faculté de l'aménagement - Thèses et mémoires), sans quoi cela pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier et l'octroi de votre grade. Au besoin, consultez votre techinicienne ou technicien en gestion des dossiers étudiants (TGDE).

4. Saisissez les informations demandées

a. Licence de diffusion

Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version complète, finale et sans altération (autre que le besoin de masquer des renseignements personnels) de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cocher la case J'accorde la licence pour que votre dépôt puisse se poursuivre sans quoi le processus est interrompu.

b. Description du document

Entrez ensuite les données relatives à votre document (titre, auteur, directeur de recherche, grade, période d'embargo, etc….).

Rappel : la date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial, sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas, elle doit correspondre à la date du deuxième dépôt (voir au besoin le Guide de présentation des Études supérieures et postdoctorales).

Comme les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et les portails d'information scientifique et technique le recommandent, utilisez, si possible, des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clefs du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF.

Papyrus vous permet maintenant de saisir votre identifiant ORCID. Ex. : 0000-0002-1825-0097. ORCID signifie Open Researcher and Contributor ID, soit « Identifiant ouvert pour chercheur et contributeur ». Il s'agit d'un code alphanumérique non propriétaire, qui permet d'identifier de manière unique les auteurs et autrices de contributions académiques et scientifiques. Pour en savoir plus ou vous créer un identifiant consulter le site web ORCID.

Conseils de saisie

Navigation dans les écrans : vous pouvez revenir à une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran. Les boutons en grisé vous indiquent des étapes non complétées.

Possibilité de suspendre le processus : à tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page sur Sauvegarder et quitter, puis sur Enregistrez-la, je vais la terminer plus tard afin de sauvegarder les informations déjà entrées. Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de soumissions interrompues dans la page Mon compte sous Soumissions.

Soyez zen et attendez la fin du processus

Que se passe-t-il ensuite? Le processus de validation en tant que tel ne prend généralement que quelques jours:

Les bibliothèques vérifient d’abord si les exigences techniques ont été respectées ;
Le technicien ou la technicienne en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques ;
Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes, vous serez averti. Sinon, le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel.

Vous avez déjà un dépôt Papyrus en cours ? Ne faites pas de nouvelle soumission pour le même document. Elle sera refusée.

Si vous êtes curieux, vous pouvez suivre le processus de validation en vous connectant à Mon compte dans Papyrus et en consultant la section Soumissions en cours de révision. Communiquez avec votre TGDE si vous désirez confirmer que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade est bien enclenché.

Une fois le grade octroyé, votre mémoire ou votre thèse sera diffusé(e). Vous recevrez un courriel vous informant de la disponibilité du document en ligne.

Le délai entre la soumission initiale et la diffusion dans Papyrus est en moyenne de 3 mois, mais peut exceptionnellement être prolongé de plusieurs mois, le temps que les processus académiques ou administratifs soient complétés.

Périodes d'embargo et de confidentialité

Avant le processus de dépôt, si votre unité (département, faculté, école) vous accorde la permission, il est possible de retarder la diffusion de votre thèse ou de votre mémoire pendant un certain temps. Une thèse ou un mémoire est sous embargo lorsque le document n'est pas disponible sur Papyrus mais que les informations à son sujet le sont (auteur, sujet, etc.). Cela implique donc que le document peut être repérable via le moteur de recherche, contrairement à une thèse ou un mémoire confidentiel. Une thèse ou un mémoire est confidentiel lorsque ni le document ni les informations à son sujet ne sont disponibles sur Papyrus.

Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.

Embargo

Il est possible que vous ayez besoin de retarder la parution de votre thèse ou mémoire dans Papyrus. Par exemple, lorsque la revue dans laquelle vous désirez publier vos articles (thèse ou mémoire par articles) refuse de publier un contenu qui a déjà été diffusé électroniquement. L'Université de Montréal offre l'option de retarder la diffusion d'une thèse ou d'un mémoire de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans. Vous devez faire la demande avant l'étape du dépôt dans Papyrus. Le délai de diffusion, une fois activé, ne peut être modifié, raccourci ou retiré et n'est pas renouvelable au terme de l'échéance.

Comment faire la demande d'embargo :

Complétez le formulaire Délai de diffusion (embargo) d'un mémoire ou d'une thèse.
Déposez cette autorisation auprès de la ou du TGDE de votre unité.
Lors du dépôt dans Papyrus, sélectionnez l'option appropriée (6 mois, 1, 2 ou 5 ans) dans le champ Embargo du formulaire.
Si vous n'avez pas déposé l'autorisation signée de votre directeur de recherche à votre unité, votre demande sera refusée.
Vous recevrez comme les autres étudiants un courriel vous informant de la diffusion des informations de votre document dans Papyrus (en moyenne 3 mois après la soumission initiale). Dans votre cas, cependant, le document lui-même ne sera pas accessible immédiatement, seulement à la fin du délai prévu.

Confidentialité

Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation des mémoires et des thèses des ESP, vous êtes dispensés du dépôt dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.

Au moment où votre TGDE vous avisera de compléter votre dépôt final, il vous faudra créer un fichier PDF unique et remplir le formulaire Métadonnées et licence de diffusion de votre soumission. L’équipe des bibliothèques de l’UdeM vous transmettra par courriel un lien sécurisé vers un dossier sur OneDrive, partagé seulement avec votre TGDE. Vous devrez y déposer le fichier de votre thèse ou de votre mémoire et le formulaire Métadonnées et licence de diffusion.

Après avoir validé la conformité de vos fichiers, l’équipe des bibliothèques les transférera dans un espace de stockage sécurisé. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera diffusé dans Papyrus par l'équipe des bibliothèques de l'UdeM avec les autres thèses et mémoires électroniques.

Lorsqu’il s’agit de la confidentialité d'une durée indéterminée, vos fichiers seront placés dans un espace de stockage sécurisé sous la responsabilité de la Division des archives et de la gestion de l’information.