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Procédure de dépôt d'une thèse ou d'un mémoire dans Papyrus

Suite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.

1. Vérifiez votre document avant le dépôt final dans Papyrus

Vérifiez d'abord que tous les préalables et toutes les exigences sont rencontrées avant de procéder à votre depot dans Papyrus.

2. Inscrivez-vous dans Papyrus

1. Inscrivez-vous sur le site de Papyrus : papyrus.bib.umontreal.ca, cliquez sur le lien « Nouvel utilisateur ? » dans le menu de gauche, puis entrez votre courriel.

2. Vous recevrez un courrier électronique. Cliquez sur le lien inclus et complétez le profil d'inscription. Il est important d'inscrire votre matricule UdeM.

3. Déposez votre PDF dans Papyrus

1. Sur la page d’accueil de Papyrus, cliquez sur « Ouvrir une session » dans le menu de gauche. Entrez votre courriel et votre mot de passe.

2. Cliquez sur « Initier une nouvelle soumission ».

3. Choisissez la collection de dépôt et cliquez « Suivant » au bas de la page.

Choisir la bonne collection, soit « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. : Faculté de l'aménagement - Thèses et mémoires), sans quoi cela pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier et l'octroi de votre grade. Au besoin consultez votre TGDE. 

4. Saisissez les informations demandées

a. Licence de diffusion

Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version complète, finale et sans altération (autre que le besoin de masquer des renseignements personnels) de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cocher la case « J'accorde la licence » pour que votre dépôt puisse se poursuivre sans quoi le processus est interrompu.

b. Description du document

Entrez ensuite les données relatives à votre document (titre, auteur, directeur de recherche, grade, période d'embargo, etc….).

Rappel : la date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être la même que celle du dépôt initial, sauf s'il y a eu des corrections majeures, auquel cas, elle doit correspondre à la date du deuxième dépôt (voir au besoin le Guide de présentation de la Faculté des études supérieures et postdoctorales).

Comme les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et les portails d'information scientifique et technique le recommandent, utiliser, si possible, des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clefs du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF.

Papyrus vous permet maintenant de saisir votre identifiant ORCID. Ex. : 0000-0002-1825-0097. ORCID (Open Researcher and Contributor ID, soit « Identifiant ouvert pour chercheur et contributeur ») est un code alphanumérique non propriétaire, qui permet d'identifier de manière unique les chercheurs et auteurs de contributions académiques et scientifiques. Pour en savoir davantage sur ORCID ou vous créer un identifiant ORCID consulter leur site Web.

Conseils de saisie

  • Navigation dans les écrans : vous pouvez revenir à une étape antérieure en cliquant sur les boutons de la barre de progression, au haut de l'écran. Les boutons en grisé vous indiquent des étapes non complétées.

  • Possibilité de suspendre le processus : à tout moment vous pouvez suspendre le processus en cliquant, au bas de la page sur « Sauvegarder et quitter », puis sur « Enregistrez-la, je vais la terminer plus tard » afin de sauvegarder les informations déjà entrées. Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de soumissions interrompues dans la page « Mon compte > Soumissions ».

Soyez zen et attendez la fin du processus

Que se passe-t-il ensuite? Le processus de validation en tant que tel ne prend généralement que quelques jours:

  1. Les bibliothèques vérifient d’abord si les exigences techniques ont été respectées ;
  2. Le ou la technicien(ne) en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques d’usage ;
  3. Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes, vous serez averti, sinon le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel.

Vous avez déjà un dépôt Papyrus en cours ? NE FAITES PAS DE NOUVELLE SOUMISSION POUR LE MÊME DOCUMENT. Elle sera refusée.

Si vous êtes curieux, vous pouvez suivre le processus de validation en consultant la section « Soumissions en cours de révision » dans page la « Mon compte > Soumissions » dans Papyrus. Communiquez avec votre TGDE si vous désirez confirmer que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade est bien enclenché.

Une fois le grade octroyé, votre mémoire ou votre thèse sera diffusé(e). Le processus de diffusion prend en moyenne 5 mois.

Périodes d'embargo et de confidentialité

Avant le processus de dépôt, si votre unité (département, faculté, école) vous accorde la permission, il est possible de retarder la diffusion de votre thèse ou de votre mémoire pendant un certain temps. Une thèse est sous embargo lorsque le document n'est pas disponible sur Papyrus mais que les informations à son sujet le sont. Cela implique donc que le document peut être repérable via le moteur de recherche, contrairement à une thèse ou un mémoire confidentiel. Une thèse est confidentielle lorsque ni le document ni les informations bibliographiques à son sujet (auteur, sujet, etc.) ne sont disponibles sur Papyrus.

Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.

Embargo

Il est possible que vous ayez besoin de retarder la parution de votre thèse ou mémoire dans Papyrus. Par exemple, lorsque la revue dans laquelle vous désirez publier vos articles (thèse ou mémoire par articles) refuse de publier un contenu qui a déjà été diffusé électroniquement. L'Université de Montréal offre l'option de retarder la diffusion d'une thèse ou d'un mémoire de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans. Vous devez faire la demande avant l'étape du dépôt dans Papyrus. Le délai de diffusion, une fois activé, ne peut être modifié, raccourci ou retiré et n'est pas renouvelable au terme de l'échéance.

Comment faire la demande d'embargo :

  1. Complétez le formulaire Délai de diffusion (embargo) d'un mémoire ou d'une thèse.
  2. Déposez cette autorisation auprès de la TGDE de votre unité.
  3. Lors du dépôt dans Papyrus, sélectionnez l'option appropriée (6 mois, 1, 2 ou 5 ans) dans le champ « Embargo » du formulaire.

    Si vous n'avez pas déposé l'autorisation signée de votre directeur de recherche à votre unité, votre demande sera refusée.

  4. Vous recevrez comme les autres étudiants un courriel vous informant de la diffusion des informations de votre document dans Papyrus (en moyenne 5 mois après la soumission initiale). Dans votre cas, cependant, le document lui-même ne sera pas accessible immédiatement, seulement à la fin du délai prévu.

Confidentialité

Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation des mémoires et des thèses de la FESP, vous êtes dispensés du dépôt dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.

Il vous faudra tout de même créer un fichier PDF unique et remplir le formulaire Métadonnées et licence de diffusion de votre soumission. Ces deux fichiers doivent être déposés sur un CD ou DVD à votre département (TGDE). Vous devez également remettre une version imprimée du formulaire Métadonnées et licence de diffusion avec votre CD/DVD.

Votre thèse ou mémoire sera ainsi conservé à la Division de la gestion de documents et des archives pendant la période de confidentialité enregistrée. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera ajouté dans Papyrus par l'équipe des bibliothèques de l'UdeM avec les autres thèses et mémoires électroniques.