Déposer dans Papyrus
Suite au dépôt du rapport définitif de votre jury, votre faculté ou département vous fera parvenir un courriel vous demandant d'effectuer le dépôt final de votre thèse ou de votre mémoire en format PDF dans Papyrus.
Vérifiez votre document avant le dépôt final dans Papyrus
Vérifiez d'abord que tous les préalables et toutes les exigences sont rencontrées avant de procéder à votre depot dans Papyrus.
Notamment, n’oubliez pas de vous assurer que votre document PDF final correspond aux exigences d’encapsulation des polices de caractères et que votre document est exempt de renseignements personnels, y compris les numéros de téléphone et adresses courriel personnelles.
Le nom de votre fichier PDF doit suivre la nomenclature attendue.
Le cas échéant, les fichiers complémentaires doivent aussi suivre les conventions de nomenclature des fichiers. Ils doivent également être exempts de virus.
Connectez-vous à Papyrus
Connectez-vous à Papyrus au moyen de l’authentification institutionnelle. Sur la page d’accueil de Papyrus, dans le menu « Se connecter » en haut à droite, sélectionnez « Authentification UdeM ».
Saisissez vos identifiants UdeM habituels. Votre adresse courriel institutionnelle sera automatiquement utilisée pour toutes les communications en provenance du dépôt.
Note : Si vous vous étiez déjà créé un compte Papyrus avec votre adresse institutionnelle en suivant l’autre méthode de connexion, celui-ci sera automatiquement lié à votre session ouverte au moyen de l’authentification institutionnelle.
Déposez votre thèse ou mémoire dans Papyrus
1. Accédez à votre compte
Dans le menu en haut, à droite de l’écran d’accueil, sélectionnez « Mon compte Papyrus ».
2. Faites une nouvelle soumission
Cliquez sur l’icône + pour commencer une nouvelle soumission.
3. Choisissez la collection de dépôt de votre unité académique.
Choisissez la bonne collection, soit la collection « Thèses et mémoires » de l'unité académique dont relève votre programme (ex. Faculté de l'aménagement - Thèses et mémoires). Une erreur pourrait entraîner des retards importants dans le traitement de votre dossier et l'octroi de votre grade. Au besoin, consultez votre technicienne ou technicien en gestion des dossiers étudiants (TGDE).
Note : Vous pouvez effectuer une recherche dans la boîte pour repérer plus rapidement votre département ou faculté.
4. Saisissez les informations demandées dans le formulaire
a. Description du document
Entrez les données relatives à votre document (titre, autrice ou auteur, direction de recherche, grade, période d'embargo, etc.).
Rappel : la date qui doit figurer sur la page de titre de la thèse ou du mémoire doit être celle du dépôt final dans Papyrus (seulement le mois et l’année).
Comme les agences bibliographiques (ex. Bibliothèques et Archives Canada) et les portails d'information scientifique et technique le recommandent, utilisez, si possible, des mots de substitution pour les formules, symboles, caractères en exposant, ou tout autre caractère non alphabétique dans les champs titre/résumés/mots-clés du formulaire de saisie. Ces directives ne s'appliquent pas à votre fichier PDF.
Note : À tout moment, vous pouvez suspendre le processus en cliquant sur « Sauvegarder pour plus tard » dans le bas de la page. Vous pourrez reprendre la soumission plus tard, à partir de la liste de vos dépôts dans votre compte Papyrus, en cliquant sur « Éditer ».
b. Téléversement des fichier
Téléversez le fichier PDF principal de votre thèse ou mémoire en glissant le fichier n’importe où sur la page du formulaire de soumission ou en cliquant sur « Parcourir » en haut du formulaire. Faites de même pour chacun des fichiers complémentaires à soumettre, le cas échéant.
c. Licence de diffusion
Lisez attentivement la Licence de diffusion. Elle accorde des droits non exclusifs de diffusion à l'Université de Montréal. Elle spécifie aussi que vous vous engagez à déposer la version complète, finale et sans altération (autre que le besoin de masquer des renseignements personnels) de votre thèse ou mémoire, telle qu'approuvée par votre jury. Vous devez cocher la case J’approuve la licence ci-dessus pour que votre dépôt puisse être soumis.
d. Envoi de la soumission
Pour finaliser la soumission de votre thèse ou mémoire, cliquez sur Déposer dans le bas de la page. Votre dépôt sera envoyé à l’équipe Papyrus pour la validation. Vous pourrez voir qu’il est en traitement dans la liste de vos dépôts dans votre compte Papyrus.
Attendez la fin du processus
Le processus de validation ne prend généralement que quelques jours:
- Les bibliothèques vérifient d’abord si les exigences techniques ont été respectées ;
- Le technicien ou la technicienne en gestion de dossiers étudiants (TGDE) de votre département fait les vérifications académiques raquises;
- Si un problème est identifié à l’une ou l’autre de ces étapes, on vous en avertira. Sinon, le processus suivra son cours et vous ne recevrez pas de courriel.
Vous avez déjà un dépôt Papyrus en cours ? Ne faites pas de nouvelle soumission pour le même document. Elle sera refusée.
Communiquez avec votre TGDE si vous désirez confirmer que votre soumission est conforme et que le processus d’octroi du grade est bien enclenché.
Une fois le processus de validation complété, votre mémoire ou votre thèse sera immédiatement diffusé(e). Vous recevrez un courriel vous informant de la disponibilité du document en ligne.
Périodes d'embargo et de confidentialité
Avant le processus de dépôt, si votre unité (département, faculté, école) vous accorde la permission, il est possible de retarder la diffusion de votre thèse ou de votre mémoire pendant un certain temps. Une thèse ou un mémoire est sous embargo lorsque le document n'est pas disponible sur Papyrus mais que les informations à son sujet le sont (auteur, sujet, etc.). Cela implique donc que le document peut être repérable via le moteur de recherche, contrairement à une thèse ou un mémoire confidentiel. Une thèse ou un mémoire est confidentiel lorsque ni le document ni les informations à son sujet ne sont disponibles sur Papyrus.
Confidentialité et embargo sont mutuellement exclusifs et ne peuvent être combinés.
Embargo
Dans de rares cas, il est possible que vous ayez besoin de retarder la parution de votre thèse ou mémoire dans Papyrus. L'Université de Montréal offre l'option de retarder la diffusion d'une thèse ou d'un mémoire de 6 mois, 1, 2 ou 5 ans. Vous devez faire la demande avant l'étape du dépôt dans Papyrus.
Comment faire la demande d'embargo :
- Complétez le formulaire Délai de diffusion (embargo) d'un mémoire ou d'une thèse.
- Déposez cette autorisation auprès de la ou du TGDE de votre unité.
- Lors du dépôt dans Papyrus, sélectionnez l'option appropriée (6 mois, 1, 2 ou 5 ans) dans le champ Embargo du formulaire.
Si vous n'avez pas déposé l'autorisation signée de votre directeur de recherche à votre unité, votre demande sera refusée.
- Vous recevrez un courriel vous informant de la diffusion des informations de votre document dans Papyrus. Cependant, le document lui-même ne sera pas accessible immédiatement, seulement à la fin du délai prévu.
Confidentialité
Si vous avez la permission de votre faculté d'effectuer le dépôt de votre mémoire ou de votre thèse avec une période de confidentialité tel que prévu dans le Guide de présentation des mémoires et des thèses des ESP, vous êtes dispensés du dépôt dans Papyrus. Pour obtenir cette permission, vous devez compléter et remettre à votre unité le formulaire Confidentialité d'un mémoire ou d'une thèse.
Au moment où votre TGDE vous avisera de compléter votre dépôt final, il vous faudra créer un fichier PDF unique et remplir le formulaire Métadonnées et licence de diffusion. L’équipe des bibliothèques de l’UdeM vous transmettra par courriel un lien sécurisé vers un dossier sur OneDrive, partagé seulement avec votre TGDE. Vous devrez y déposer le fichier de votre thèse ou de votre mémoire et le formulaire Métadonnées et licence de diffusion.
Après avoir validé la conformité de vos fichiers, l’équipe des bibliothèques les transférera dans un espace de stockage sécurisé. Une fois la période de confidentialité terminée, votre document sera diffusé dans Papyrus par l'équipe des bibliothèques de l'UdeM avec les autres thèses et mémoires électroniques.
Dans les rares cas où la confidentialité est demandée pour une durée indéterminée, vos fichiers seront placés dans un espace de stockage sécurisé sous la responsabilité de la Division des archives et de la gestion de l’information.