4. Organiser, gérer

Chercher dans sa base Zotero

Recherche simple (dans tous les champs)

Inscrire un mot-clé dans le champ recherche de la barre de menu pour rechercher rapidement une notice dans l’ensemble de la base Zotero.

Recherche avancée

1. Sélectionner la fonction Recherche avancée de la barre de menu (icône de loupe) ;
2. Entrer vos mots-clés dans la fenêtre de recherche ;
3. Cliquer sur le + afin d’ajouter des critères ;
4. Enregistrer la recherche qui devient alors un groupe automatisé, appelé Recherche enregistrée.

Il existe la fonctionnalité de gestion des doublons dans Zotero.

1. Dans la colonne de gauche, dans Ma bibliothèque > cliquer sur Doublons ;
2. Sélectionner un item doublon, dans la colonne de droite, de manière à ce que les éléments bibliographiques s'affichent ;
3. Choisir soit :
   • fusionner pour réunir les différents items, car il n'y a pas de différence ;
   • un item à conserver. Choisir entre les différents items différenciés par leur date d'enregistrement. Cela permet la visualisation des différentes notices bibliographiques. Les champs qui comportent des données différentes sont indiqués par une icône d'arborescence de fichiers sur la droite du champ en question. Cliquer dessus et les différences d'information s'affichent.

Ajouter une copie ou un lien vers un fichier joint à une référence déjà présente

1. Sélectionner la référence ;
2. Cliquer sur le trombone ;
3. Sélectionner l’option désirée et le fichier à joindre ;
4. Les fichiers joints se trouveront sous la référence, en cliquant sur la flèche devant le titre.

Ajouter une copie ou un lien vers un fichier

• Cliquer sur le + vert > Cliquer sur Lien vers un fichier… ou Stocker une copie du fichier… et sélectionner le fichier sur votre poste.

La collection Ma bibliothèque est créé par défaut dès l’ouverture de Zotero. Cette collection contient l’ensemble des références d’une base Zotero. Il est ensuite possible de générer une Nouvelle collection et une Nouvelle sous-collection.

Créer une Nouvelle collection ou sous-collection

1. Sélectionner Ma bibliothèque ou une autre collection dans la colonne de gauche ;
2. Faire un clic droit > Nouvelle collection ou sous-collection ;
3. Utiliser la technique glisser/déposer pour classer les références dans une collection.

Gérer des collections automatisées (Recherche enregistrée)

Zotero permet la création de collections automatisées. Ces collections sont créés automatiquement sur la base des résultats d’une équation de recherche dans votre base de données personnelle. Les références ne peuvent être déplacées dans ces collections manuellement. Ces collections sont aussi automatiquement mises à jour lors de l’ajout et de l’édition de références dans votre base de données.

• Effectuer une recherche dans Édition > Recherche avancée > Enregistrer la recherche ou ; 
• Sélectionner Ma bibliothèque (colonne de gauche) > clic droit > Nouvelle recherche enregistrée > Inscrire la requête désirée.

Organiser et annoter ses références

Lier des références connexes

Zotero permet de lier deux notices bibliographiques ensemble, ce qui permet d’identifier deux références ayant un lien entre elles, par exemple une traduction avec son original.

1. Sélectionner une référence dans la base Zotero ;
2. Dans la colonne de droite, cliquer sur l’onglet Connexe ;
3. Choisir les références à lier ;
4. Cliquer sur Ok.

Créer des notes

Zotero permet d'annoter ses références en créant des notes personnelles. Par la suite, il est possible de chercher dans le texte des notes.

1. Sélectionner une référence dans la base Zotero ;
2. Cliquer sur l'icône Nouvelle note  ;
3. Choisir Ajouter une note fille.

Il est possible d'extraire automatiquement les passages surlignés (et les notes personnelles) de PDF en pièce jointes. Il faut installer l'extension ZotFile (vidéo explicative) et ensuite faire un clic droit sur le PDF et Gérer les pièces jointes > Extraire les annotations. Tous les éléments sont récupérés dans une Note fille.

Les sauvegardes sont votre assurance pour ne pas perdre des données suite à un vol, une manipulation malheureuse ou un bris. Elles se font dans le format Zotero RDF. Pour ce faire, consulter la section Sauvegarder votre base de données.

Pour en savoir plus, consultez la page sur la sauvegarde des données du site Zotero.org.