Soutien aux TGDE

À qui s'adresser?

Pour le soutien de première ligne aux TGDE des départements, contactez d'abord le TGDE aux ESP (section Gestion des études) qui assure le soutien auprès de votre faculté ou département.

Guide des ESP

Le Guide des étapes obligatoires aux ESP en matière de dépôt et d'évaluation des mémoires, thèses , travaux dirigés et rapports de stage (accès StudiUM requis) répond en détail à la question.

Vous pouvez également vous rendre sur le site StudiUM de l'offre de formation pour les cycles supérieurs dans la section des formations CSUP.

Formulaires

La liste est donnée dans la section Formulaire du site des ESP. Le formulaire Métadonnées et licence de diffusion est à utiliser dans le cas d'une thèse ou d'un mémoire confidentiel.

Modifier les accès Papyrus

Les accès TGDE à Papyrus pour valider les dépôts des étudiants et étudiantes sont associés, dans la plupart des cas, à une adresse de courriel générique appartenant à l'unité académique (ex. : tgde-science@umontreal.ca). Lors de changements de personnel, l'unité doit remplir un formulaire de demande d'aide des TI pour faire modifier l'association de personnes à cette boîte aux lettres partagée. Il n'est pas nécessaire de faire modifier quoi que ce soit dans Papyrus.

Processus de validation des thèses et mémoires par le TGDE

Étapes préalables

Courriel à l'étudiant ou l'étudiante

Après le dépôt du rapport définitif du jury, faites parvenir à l'étudiant ou l'étudiante un courriel (voir Modèle de courriel) lui demandant d'effectuer le dépôt final de sa thèse ou de son mémoire dans Papyrus, avec un lien vers la procédure à suivre, et le nom exact de la collection visée pour sa soumission parmi la liste suivante :

Liste des collections

Département de kinésiologie - Thèses et mémoires
École de santé publique - Thèses et mémoires
École d'optométrie - Thèses et mémoires
Faculté de droit - Thèses et mémoires
Faculté de l'aménagement - Thèses et mémoires
Faculté de médecine dentaire - Thèses et mémoires
Faculté de médecine - Thèses et mémoires
Faculté de médecine vétérinaire - Thèses et mémoires
Faculté de musique - Thèses et mémoires
Faculté de pharmacie - Thèses et mémoires
Faculté des sciences de l'éducation - Thèses et mémoires
Faculté des sciences infirmières - Thèses et mémoires
FAS - Centre d'études classiques - Thèses et mémoires
FAS - Département d'anthropologie - Thèses et mémoires
FAS - Département de chimie - Thèses et mémoires
FAS - Département de communication - Thèses et mémoires
FAS - Département de démographie - Thèses et mémoires
FAS - Département de géographie - Thèses et mémoires
FAS - Département de linguistique et de traduction - Thèses et mémoires
FAS - Département de littératures et de langues du monde - Thèses et mémoires
FAS - Département de mathématiques et de statistique - Thèses et mémoires
FAS - Département de philosophie - Thèses et mémoires
FAS - Département de physique - Thèses et mémoires
FAS - Département de psychologie - Thèses et mémoires
FAS - Département de science politique - Thèses et mémoires
FAS - Département de sciences biologiques - Thèses et mémoires
FAS - Département de sciences économiques - Thèses et mémoires
FAS - Département des littératures de langue française - Thèses et mémoires
FAS - Département de sociologie - Thèses et mémoires
FAS - Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques - Thèses et mémoires
FAS - Département d'histoire - Thèses et mémoires
FAS - Département d'informatique et de recherche opérationnelle - Thèses et mémoires
FAS - École de bibliothéconomie et des sciences de l'information - Thèses et mémoires
FAS - École de criminologie - Thèses et mémoires
FAS - École de psychoéducation - Thèses et mémoires
FAS - École de relations industrielles - Thèses et mémoires
FAS - École de travail social - Thèses et mémoires
FAS - Institut d'études religieuses - Thèses et mémoires
FAS - Interdisciplinaire - Thèses et mémoires

Pré-validation

Dans les 24 à 48 heures ouvrables suite à la soumission d'une thèse ou d'un mémoire dans Papyrus, l'équipe des bibliothèques aura réalisé une première vérification technique.

Soumission conforme

L'équipe technique des bibliothèques accepte le document ;
le système envoie alors un courriel aux TGDE concernés pour procéder à la vérification de la soumission.

Soumission NON CONFORME

La soumission est retournée dans le compte Papyrus de l'étudiant ou l'étudiante, accompagné d'un courriel l'informant des corrections à apporter ;
l'étudiante ou l'étudiant est invité à reprendre sa soumission (et non initier une nouvelle soumission), la corriger et soumettre à nouveau au plus tôt.

Validation des thèses et mémoires dans Papyrus par les TGDE

1. Réception d'une tâche

Sur réception d'un courriel de Papyrus, assurez-vous (grâce aux détails tels nom de l'étudiant ou l'étudiante, programme, grade visé, etc.) que vous êtes bien le ou la TGDE responsable de ce dossier de validation. Le courriel est là uniquement pour vous aviser qu'une tâche vous attend.

Cliquez sur le lien pour accéder à la page des Soumissions et tâches, du compte Papyrus.

Une autre option est d'ouvrir une session dans Papyrus.

Lors de l'ouverture de session, il faut absolument utiliser le compte reconnu par Papyrus (dans la plupart des cas il s'agit d'un compte calqué sur l'alias de courriel de votre département, ex. « tgde@physio.umontreal.ca »). La liste complète des comptes courriel associés à la validation des thèses et mémoires est disponible pour les TGDE aux cycles supérieurs.

2. Présentation des tâches de validation

a) La page Soumission de votre compte affiche la liste des tâches en attente. Il y a deux files d'attente :

une pour les tâches que vous avez acceptées (Tâches qui vous sont attribuées) ;
l'autre pour des tâches qui n'ont pas encore été attribuées (Tâches de l'équipe).

Au besoin, vous pouvez cliquez sur le titre du document dans la section Tâches de l'équipe pour obtenir plus d'information sur le document.

b) S'il s'agit bien d'une soumission que vous devez vérifier (ce qui est normalement le cas si vous êtes la seule personne de votre unité à faire la validation des dépôts), vous devez cocher la case à gauche du document puis cliquez sur le bouton Effectuer les tâches sélectionnées. La tâche vous est alors attribuée et personne d'autre ne peut l'effectuer.

S'il ne s'agit pas d'une soumission que vous devez vérifier parce qu'il y a eu une erreur dans la collection de dépôt, il est important de Refuser/rejeter le document en spécifiant à l'étudiant déposant qu'il n'a pas fait son dépôt dans la bonne collection et de recommencer tout le processus dans la bonne collection (au besoin le référer à son TGDE). Ceci évitera des délais supplémentaires à cet étudiant ou cette étudiante.

3. Effectuer une tâche de validation

Une fois que vous vous êtes attribué la tâche, cliquez sur le titre du document dans la section Tâches qui vous sont attribuées.

a) Vérifiez bien l'ensemble des informations saisies par l'étudiant. En particulier :

les directeurs, directrices, co-directeurs et co-directrices de recherche doivent tous être saisis et l'orthographe de leurs noms doit être correcte et constante ;
le choix du grade et du programme (des erreurs sont parfois introduites à ce niveau);
la date de dépôt sous forme mois et année (il s'agit de la date qui figure sur la page titre du document PDF ;
le titre saisi (il doit correspondre au titre de la première page du document PDF ainsi qu'au titre entériné par le directeur ou la directrice de recherche) ;
les mots-clés (doivent être ceux indiqués dans le mémoire/thèse ainsi que la catégorie UMI (choisie au meilleur de sa connaissance par l'étudiant ou l'étudiante) ;
si une note a été spécifiée par l'étudiant ou l'étudiante, vous devez en vérifier la teneur (par ex. est-ce bien une cotutelle). Une note indiquant un rang d'excellence ou encore que la thèse a fait l'objet d'un prix doit être supprimée (ces informations sont souvent difficiles à vérifier et l'indication de ce type d'information n'est pas systématique) ;
la période d'embargo demandée en nombre de mois (elle doit correspondre à la période spécifiée sur le formulaire papier préalablement remis par l'étudiant ou l'étudiante) ;
Faculté de musique uniquement : vous devez vous assurer que la présence ou l'absence d'une note (indiquant si une version plus complète est disponible sur un serveur accès réservé UdeM) est conforme au choix spécifié par l'étudiant ou l'étudiante lors de l'étape du dépôt initial. Au besoin, vous référer à la Procédure de validation du dépôt final d'une thèse ou d'un mémoire en musique.

b) Vérifiez le fichier PDF du mémoire ou de la thèse.

Cliquez sur le nom ou encore l'imagette du fichier. Le document PDF s'ouvre dans Adobe Acrobat Reader.
Procédez à la vérification du document.

Les points de conformité à vérifier dans le mémoire ou la thèse sont indiqués dans le document Guide des étapes obligatoires aux ESP en matière de dépôt et d'évaluation des mémoires, thèses , travaux dirigés et rapports de stage.

Rappel : Il peut y avoir des fichiers complémentaires (son, video, etc.) au fichier principal de mémoire ou de thèse. Ces fichiers devront avoir été examinés et validés par les membres du jury au même titre que le document principal du mémoire ou de la thèse.

c) Si le document et les informations sont conformes et complètes :

approuvez la soumission en cliquant, au bas de la page, sur le bouton Approuver le document;
le document disparaît alors de la liste des tâches à effectuer.

Une fois cette étape complétée, vous pouvez transmettre le dossier de l'étudiant ou l'étudiante aux ESP pour finaliser l'octroi de son grade.

d) Si le document et/ou les informations bibliographiques ne sont pas conformes et complets, deux options sont possibles :

Modifier vous-même

Cliquez sur Modifier les métadonnées. Le système présentera le bordereau de saisie déjà rempli par l'étudiant ou l'étudiante, auquel vous pourrez apporter des corrections. Consultez l'aide Papyrus au besoin.

Cliquer sur Sauvegarder et quitter au bas de la page.
Vous pourrez constater vos changements dans la présentation des informations détaillées du document.

Une fois la ou les corrections apportées :

Cliquez sur le bouton Approuver le document au bas de la page ;
Le document disparaît alors de la liste des tâches à effectuer.

Une fois cette étape complétée, vous pouvez transmettre le dossier de l'étudiant ou l'étudiante aux ESP pour finaliser l'octroi de son grade.

Rejeter la soumission

Dans le cas de problèmes majeurs avec la soumission (ex. : Absence de résumés dans le fichier PDF, page de titre non conforme, multiples informations erronées ou manquantes, etc.) que vous ne pouvez corriger vous-même, cliquer sur Rejeter le document.
Une boîte de saisie de texte sera présentée où vous devez détailler pour quelle(s) raison(s) sa soumission a été rejetée et quelles sont les corrections à apporter avant de pouvoir resoumettre. Le texte sera envoyé par courriel à l'étudiant. Une fois la soumission corrigée et resoumise par l'étudiant, elle devra repasser par toutes les étapes de validation.

Thèses et mémoires confidentiels

Le traitement des thèses et mémoires confidentiels se fait, pour les TGDE, à l'extérieur de la plate-forme Papyrus.

Les détails du traitement sont présentés à la section Confidentialité et Embargo du Guide des étapes obligatoires aux ESP en matière de dépôt et d'évaluation des mémoires, thèses, travaux dirigés et rapports de stage accessible sur STUDIUM.

Étapes suivant la validation

Dernière vérification

Suite à l'approbation de la soumission par le TGDE, la Direction des bibliothèques reçoit une tâche de vérification qui est la dernière étape avant la diffusion publique.

Publication

On attendra la confirmation de l'octroi du grade et de la date de l'octroi de la part des ESP avant de mettre le mémoire ou la thèse en ligne. La date de l'octroi du grade deviendra la date de publication dans Papyrus. Le délai entre la soumission initiale et la diffusion dans Papyrus est en moyenne de 3 mois, mais peut exceptionnellement être prolongé de plusieurs mois, le temps que les processus académiques ou administratifs soient complétés.