Après vous être connecté(e), accédez à vos tâches de validation :

1. Cliquez sur Mon compte Papyrus, dans le menu en haut à droite de la page d’accueil.
2. Choisir Tableau de suivi dans le menu sous Afficher, à gauche de l’écran.

Le tableau de suivi affiche la liste des tâches en attente. Il y a deux statuts différents :

• un pour les tâches que vous avez acceptées (En cours de validation) ;
• l'autre pour des tâches qui n'ont pas encore été attribuées (En attente d’assignation).

Au besoin, vous pouvez cliquer sur Afficher pour obtenir plus d'information sur le document.

Vous pouvez aussi filtrer les soumissions par déposant, ou chercher une soumission donnée dans la boîte de recherche du haut.

S'il s'agit bien d'une soumission que vous devez vérifier (ce qui est normalement le cas si vous êtes la seule personne de votre unité à faire la validation des dépôts), vous devez cliquer sur le bouton Prendre en charge. La tâche vous est alors attribuée et personne d'autre ne peut l'effectuer. En cas d’erreur, vous pouvez cliquer sur Se désassigner pour retourner la tâche dans la liste en attente d’assignation.

S'il ne s'agit pas d'une soumission que vous devez vérifier parce qu'il y a eu une erreur dans la collection de dépôt, il est important de rejeter le document en spécifiant à l'étudiante ou à l’étudiant qu'il n'a pas fait son dépôt dans la bonne collection et de modifier la collection choisie dans son formulaire (au besoin le référer à son ou à sa TGDE). Ceci évitera des délais supplémentaires à cet étudiant ou cette étudiante.

a) Vérifiez les informations suivantes saisies par l'étudiante ou l’étudiant.

Si les informations sont erronées, effectuez les modifications requises dans le formulaire.

Vérifiez en particulier :

• les directeurs, directrices, co-directeurs et co-directrices de recherche doivent tous être saisis et l'orthographe de leurs noms doit être correcte ;
• le choix du grade et du programme (des erreurs sont parfois introduites à ce niveau) ;
• le titre saisi (il doit correspondre au titre de la première page du document PDF ainsi qu'au titre entériné par le directeur ou la directrice de recherche et le jury) ;
• si une note a été spécifiée par l'étudiant ou l'étudiante, vous devez en vérifie la teneur (par ex. est-ce bien une cotutelle). Une note indiquant un rang d'excellence ou encore que la thèse a fait l'objet d'un prix doit être supprimée (ces informations sont souvent difficiles à vérifier et l'indication de ce type d'information n'est pas systématique) ;
• la période d'embargo demandée (elle doit correspondre à la période spécifiée sur le formulaire d’embargo préalablement remis par l'étudiant ou l'étudiante) ;

Faculté de musique uniquement :

• vous devez vous assurer que la présence ou l'absence d'une note (indiquant si une version plus complète est disponible sur un serveur accès réservé UdeM) est conforme au choix spécifié par l'étudiant ou l'étudiante lors de l'étape du dépôt initial. Au besoin, vous référer à la Procédure de validation du dépôt final d'une thèse ou d'un mémoire en musique.

b) Vérifiez le fichier PDF du mémoire ou de la thèse.

1. Dans la section « Télécharger des fichiers » du formulaire, cliquez sur l’icône Téléchargement pour télécharger le document.
2. Procédez à la vérification du document.

Les points de conformité à vérifier dans le mémoire ou la thèse sont indiqués dans le document Guide des étapes obligatoires aux ESP en matière de dépôt et d'évaluation des mémoires, thèses, travaux dirigés et rapports de stage.

Rappel : Il peut y avoir des fichiers complémentaires (son, vidéo, etc.) au fichier principal de mémoire ou de thèse. Ces fichiers devront avoir été examinés et validés par les membres du jury au même titre que le document principal du mémoire ou de la thèse

c) Sauvegarder les modifications

Après avoir apporté les correctifs requis aux informations saisies dans le formulaire s’il y a lieu, cliquez sur Sauvegarder pour plus tard dans le bas de la page.

d) Approuvez ou refusez la soumission :

Revenez à la page du tableau de suivi pour approuver ou rejeter la soumission

• Si le document et les informations sont conformes et complets, cliquez sur Approuver pour faire passer la soumission à la prochaine étape de validation.
  Une fois cette étape complétée, vous pouvez transmettre le dossier de l'étudiant ou l'étudiante aux ESP pour finaliser l'octroi de son grade.
• Dans le cas de problèmes majeurs avec la soumission que vous ne pouvez corriger vous-même, cliquez sur Rejeter.
  Une boîte de saisie de texte sera présentée où vous devez détailler pour quelle(s) raison(s) la soumission a été rejetée et quelles sont les corrections à apporter avant de pouvoir resoumettre. Le texte sera envoyé par courriel à l'étudiant. Une fois la soumission corrigée et resoumise par l'étudiant, elle devra repasser par toutes les étapes de validation.

Le traitement des thèses et mémoires confidentiels se fait à l'extérieur de la plate-forme Papyrus.

Les détails du traitement sont présentés à la section Confidentialité et Embargo du Guide des étapes obligatoires aux ESP en matière de dépôt et d'évaluation des mémoires, thèses, travaux dirigés et rapports de stage accessible sur Studium.

Après l'approbation de la soumission par le TGDE, la Direction des bibliothèques reçoit une tâche de vérification qui est la dernière étape avant la diffusion publique. Après avoir validé la description du document, l’équipe Papyrus procède directement à la diffusion de la thèse ou du mémoire est diffusé dans Papyrus.